5 Voordelen van proces automatisering

Als je als ondernemer aan het overwegen bent om een proces of workflow te digitaliseren, heb je waarschijnlijk het punt bereikt dat de huidige inefficiëntie niet meer werkbaar is. Fouten in bijvoorbeeld een registratie, communicatie of controle proces leiden tot verschillende problemen. Zo kan het zijn dat er veel tijd nodig is om de fouten te herstellen, collega’s worden opgescheept met foutieve gegevens of zelfs klanten ontevreden worden. Het automatiseren van herhaaldelijke of tijdrovende processen kan hierbij een uitkomst bieden. Hieronder bespreken wij 5 voordelen van het automatiseren van processen.

Automatiseren met applicaties

Een workflowapplicatie is een softwaretoepassing die een bepaald proces automatiseert. Deze processen, ook wel workflows genoemd, zijn meestal bedrijfsgerelateerd maar in feite kan dit elk proces zijn waarvoor een reeks stappen via software kan worden geautomatiseerd. Elke afdeling heeft verschillende behoeften, maar iedereen kan profiteren van een workflowapplicatie. Salesafdelingen zouden bijvoorbeeld verkoopcontracten kunnen automatiseren, HR zou het onboardingproces van werknemers kunnen automatiseren en bij Productie zouden de verschillende controleformulieren van een productielijn via één applicatie kunnen worden beheerd. Organisaties die hun processen efficiënter hebben gemaakt door middel van een applicatie, ervaren verschillende zakelijke voordelen. Een aantal van deze voordelen hebben we hieronder uitgelicht:

✓ Tijd & kostenreductie

Het is redelijk voor de hand liggend maar te belangrijk om niet te benoemen. Zoals bekend kost het handmatig uitvoeren van taken onnodig veel tijd. Denk bijvoorbeeld aan het overtypen van een papieren formulier. Deze taken worden vaak lineair worden uitgevoerd door mensen, waarbij een zekere mate van foutgevoeligheid ontstaat. Het digitaliseren van zo’n proces zorgt ervoor dat je de tijd die besteed werd aan repetitieve handelingen kunt verminderen of zelfs te elimineren. Dit betekent dat het dagelijkse werk sneller wordt gedaan en dat medewerkers meer tijd aan andere taken kunnen besteden.

✓ Creëer inzicht

Als de gegevens niet correct of niet structureel worden verzameld, is die informatie niet betrouwbaar of beschikbaar. Het terugvinden van informatie en het efficiënter inregelen van processen wordt hierdoor een stuk lastiger. Door de data automatisch te verzamelen creëer je de mogelijkheid om beslissingen te maken op basis van correcte gegevens. Voor diepgaande analyse mogelijkheden kan je bijvoorbeeld gebruik maken een business intelligence tool als Qlik.

✓ Eén versie van de waarheid 

Het automatiseren van bedrijfsprocessen biedt één versie van de waarheid. Iedereen weet bij wie de verantwoordelijkheid ligt en wat de volgende stappen zijn. Misschien nog belangrijker is dat niemand eraan hoeft te denken om iemand anders te vertellen dat het zijn of haar beurt is om een taak te voltooien. In een geautomatiseerde workflow worden opvolgende taken automatisch geactiveerd en wordt de persoon die verantwoordelijk is voor een taak geïnformeerd over de actie die van hem wordt verwacht. Het is dus niet mogelijk om een stap in een workflowpplicatie te missen. Bij elke actie of taak is terug te halen wie, wanneer, welke taak heeft afgehandeld.

✓ Minder risico & administratieve fouten

Geautomatiseerde processen resulteren in minder administratieve fouten omdat het handmatig verwerken van gegevens (deels) wordt geëlimineerd. De kans op menselijke fouten tijdens het proces van gegevensinvoer in de stappen wordt geminimaliseerd. Daarnaast kunnen er koppelingen worden gemaakt met huidige systemen, zo weet je zeker dat er met de juiste gegevens wordt gewerkt.

✓ Gebruikerstoegang

Bij een workflowapplicatie kan de toegang tot specifieke features, pagina’s of bijvoorbeeld een managementinformatie gemakkelijk worden afgeschermd per gebruiker. Zo krijgt een medewerker bijvoorbeeld alleen toegang tot een specifiek onderdeel van het volledige proces. Zo is het proces gewaarborgd en ziet iedereen alleen de informatie die voor hem of haar relevant is. Dit is ook erg handig als een medewerker betrokken is bij meerdere workflows. Zo kan zij input geven aan meerdere workflows binnen één applicatie, zonder dat het een doolhof wordt aan irrelevante informatie.

Voorbeeld van proces automatisering

In de bovenstaande afbeelding is een simpel voorbeeld van een workflow automatisering weergegeven. Bij productiebedrijven komt het nog regelmatig voor dat de structurele controles op verschillende formulieren ingevuld dienen te worden. De ingevulde formulieren worden aan het einde van elke shift naar de leidinggevende gebracht, die het vervolgens in mappen stopt of handmatig overtypt in een van de systemen.  Deze situatie is werkbaar tot de productielijn groter wordt. Wanneer deze groeit en er 24/7 minimaal 30 medewerkers aan de productielijn staan wordt dit herhaaldelijke en tijdrovende werk te veel. Met gemiddeld 3 shifts op een dag en 2 formulieren die per medewerker worden ingevuld loopt dit aardig op. De organisatie kan besparen door dit handmatige proces te digitaliseren zoals zichtbaar is in de situatie hieronder

Zelf aan de slag met het automatiseren van processen?

Het verschilt per organisatie welke processen geautomatiseerd kunnen worden en welke voordelen zo’n applicatie op zou leveren. Ben je benieuwd wat de effecten van een workflowapplicatie kunnen zijn voor jouw organisatie? Vul dan hieronder je gegevens in en wij nemen contact met je op om te kijken welke voordelen (en ROI!) het automatiseren van processen voor jouw organisatie zou kunnen brengen.

Geschreven door Jasper Koenraad,
Accountmanager