7 Tips om (weer) verliefd te worden op je data
Lange tijd was je tevreden met je Excel rapportjes. Met een klik op de knop beschikte je over een export van cijfers uit je belangrijkste systeem. Maar gaandeweg kwamen er steeds meer databronnen en medewerkers bij. Ieder met zijn eigen data exports en analyses. Langzamerhand doofde het vlammetje tussen jou en je data… Gelukkig hebben wij een aantal tips gevonden om je weer verliefd te laten worden op je data. Benieuwd of de vonk weer overslaat? Lees snel onze tips hieronder.
#1 Kies de juiste BI-tool
Na je hobbelige relatie met Excel ben je eigenlijk wel toe aan een soepelere gang van zaken. Gelukkig hoeft starten met een Business Intelligence (BI) tool dan ook helemaal geen complex of langdurig proces te zijn. Maar het is wel belangrijk om een tool te kiezen die het beste bij jou past.
Met BI-software van Qlik of Microsoft Power BI kun je al binnen enkele dagen een volledig werkend dashboard maken. Zowel Qlik als Power BI zijn zo eenvoudig dat je door middel van drag-en-drop je data sleept naar de app. Hierna sleep je de gewenste visualisaties erin en heb je binnen enkele minuten al een compleet dynamisch dashboard om in rond te klikken en verder te analyseren.
Qlik
Met Qlik kun je ervoor kiezen om direct op de databronnen in te prikken waardoor geen extern datawarehouse nodig is. Dit kan voor kleinere organisaties kosten besparen maar betekent wel dat alle business logica en dataconnecties in dashboards zitten en wellicht meermaals opnieuw zullen moeten worden gemaakt. Daarnaast betekent dit dat overstappen naar een andere tool, of een extra tool in gebruik nemen, lastig kan zijn.
Vaak raden wij bij E-mergo dus aan om de logica en dataconnecties in TimeXtender vast te leggen indien budget dit toelaat.
Power BI
Met Power BI beschik je over een gebruiksvriendelijke BI tool dat daarnaast onderdeel is van het Microsoft Power Platform. Dit zorgt voor tal van voordelen en mogelijkheden voor van jouw organisatie. De BI-tool is ontzettend populair en heeft een grote achterban. Al 14 jaar is de tool een marktleider in het Gartner Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms. Ook zorgt Microsoft voor maandelijkse updates zodat je altijd over de laatste en beste versie van de software beschikt. Daarnaast is Power BI uitermate geschikt om te combineren met TimeXtender.
Wanneer je begint met Data Analytics is er niet één kant en klare oplossing die voor iedereen werkt. Bij E-mergo kijken we dan ook naar jou situatie en op basis daarvan kiezen we samen wat het beste bij jouw organisatie past en wat het gewenste resultaat zal geven. Dit kan Qlik of Power BI zijn met of zonder TimeXtender, dat is bij iedere situatie en wensen anders.
#2 Verwacht niet dat je BI-tool je data beter maakt
BI-tools zijn erg goed in het visualiseren van data maar wanneer de kwaliteit van de data niet goed is kan je tool hier niks aan veranderen. Verwacht dan ook niet dat al je relationele problemen in één keer opgelost zijn. Dat slechte data een groot probleem is blijkt ook uit onderzoek van Gartner uit 2017. Hieruit bleek dat een bedrijf gemiddeld 15 miljoen dollar kwijt is aan slechte datakwaliteit. Dit uit zich in onder andere lagere klant- en werknemerstevredenheid, toename in kosten en slechte besluitvorming. [1]
Slechte datakwaliteit blijkt veelal zijn oorzaak te vinden in slechte of geheel ontbrekende data management. Denk hierbij aan: slechte verificatie van data, geen documentatie van complexiteit tussen systemen, geen datadefinities en ontbreken van werkinstructies. Een tool die hier heel goed mee kan helpen is TimeXtender. TimeXtender is een Data Management Platform dat gebruikt wordt voor het centraal verzamelen en beheren van data en bedrijfslogica.
#3 Je BI-tool is géén Excel
Old habits die hard en daarom is misschien wel een van de belangrijkste dingen om te weten dat een BI-tool niet hetzelfde is als Excel. BI-tools hebben veel meer mogelijkheden en functionaliteiten dan Excel en het is dan ook cruciaal om de verschillen ertussen te respecteren. Probeer dan ook niet hetzelfde te doen in je BI-tool wat je normaal in Excel doet.
Met een BI-tool heb je veel meer mogelijkheden dan in Excel. Een ander groot voordeel is dat je met je tool minder tijd kwijt bent dan met Excel doordat je tool heel veel processen automatiseert.
#4 Start met goede KPI’s
Een goed begin van je relatie is vaak het halve werk. Door eerst goed na te denken over wat je met doelen zijn en wat de rol van data hierin is kun je pas goede ontwerpen maken voor dashboards. Daarnaast is het ook belangrijk om af te stemmen hoe gedetailleerd de KPI’s zijn. Management wil vaak een totaaloverzicht met KPI’s en op operationeel niveau is er behoefte aan gedetailleerde KPI’s. Door bijvoorbeeld een KPI boom op te stellen kun je eenvoudig de relevante KPI’s per laag inzichtelijk maken.
Wanneer je begint met het ontwikkelen van je BI-platform zonder eerst aandacht te besteden aan de KPI’s zul je bovendien opmerken dat er verschillende KPI definities leven binnen je organisatie. Door dit van te voren uit te zoeken voorkom je verschillen in data.
Hier meer over weten? We hebben er een tweetal blogs over geschreven: “Dit is waarom je KPI’s falen” en “Meten jouw KPI’s wel wat je écht wilt weten?”.
Marketing: “Een account is een geconverteerde lead.”
Finance: “Een account, voor reporting doeleinden, is een klant customer met financiële middelen die met ons kan handelen.”
Accounting: “Een account is een opgenomen entry in onze back-office, boekhouding, en archieven.”
Legal: “Een account is een gestructureerd product dat wij onze klanten aanbieden via een wettelijke overeenkomst die zij ondertekenen.”
#5 Koppel al je data op één centrale plek
Wanneer je als organisatie start met het implementeren van BI-software is het van belang dat data op een veilige en centrale locatie gewaarborgd wordt. Je wilt natuurlijk niet dat er iets gebeurd met je geliefde data. Een datawarehouse is een voorbeeld van zo’n locatie. Door dit te doen zorg je ervoor dat ongeacht welke analytics tool gekozen wordt, alle data altijd actueel vanuit 1 centrale plek te benaderen is. Zo voorkom je ook dat tools direct op datasystemen zoals SAP worden ingeprikt wat nadelige effecten kan hebben op de performance.
Naast het hebben van een centrale plek voor je data, is het ook belangrijk om versiebeheer en data lineage goed te regelen. Met data lineage zie je precies waar de data vandaan komt en waar de data gebruikt wordt. Versiebeheer zorgt ervoor dat wijzigingen in analytics applicaties worden gedocumenteerd en opgeslagen. Zo kun je bij foutieve wijzigingen bijvoorbeeld een oudere versie herstellen.
De Gouden Driehoek
Hoewel Power BI ook de mogelijkheid biedt om je data te verzamelen en managen is het gebruiken van een Cloud Platform zoals Azure en een Data Management Platform zoals TimeXtender een stuk handiger én sneller wanneer het bijvoorbeeld over grotere datasets gaat. Bij E-mergo zijn wij er dan ook van overtuigd dat wanneer je Power BI als Business Intelligence tool gebruikt er een ideale combinatie te maken is tussen BI, Cloud en Data Management tools. Deze combinatie bestaat uit Microsoft Power BI, Microsoft Azure en TimeXtender en noemen wij ook wel de ‘gouden driehoek’. Bekijk het blog over de Gouden Driehoek via de button hieronder.
#6 Gebruik de juiste datavisualisatie
Het design van je dashboard is natuurlijk ook niet onbelangrijk. Slecht gekozen datavisualisaties kunnen de interpretatie van de data tenietdoen. Het ontwerp van je dashboard en de keuze voor datavisualisaties moet functioneel zijn en dus op de meest duidelijke manier informatie overbrengen.
Hulp nodig? In dit keuzeschema kun je eenvoudig vinden welke datavisualisatie het beste bij je data past. Door de juiste visualisatie te kiezen zorg je dat er geen verwarring ontstaat en dat data op de juiste manier geïnterpreteerd wordt. Naast dat het belangrijk is dat je de juiste datavisualisatie kiest, is het ook belangrijk dat je er niet te veel gebruikt om zo het overzicht te bewaren. Lees in het blog ’10 Valkuilen van Dashboard Design’ meer belangrijke punten om op te letten bij het ontwerpen van je dashboard.
#7 Doe een beginnerscursus
Een tip die wij graag aan onze klanten geven is om eindgebruikers van tevoren een beginnerscursus te laten volgen. Vaak zijn deze trainingen maar een halve dag en leer je in korte tijd de basics van je gekozen data analytics tool. Daarnaast zit je in een groep met andere beginners met elk hun eigen vragen over de tool waar je ook meer wat van kan leren.
Bij E-mergo kun je natuurlijk zo’n beginnerscursus volgen voor Power BI en/of Qlik. Deze cursussen zijn helemaal gratis én online. Voor beide tools worden regelmatig sessies georganiseerd zodat onze gebruikers de mogelijkheid krijgen om een vliegende start in Power BI of Qlik Sense te maken.
Word (weer) verliefd op je data webinar
Meer ontdekken over hoe je weer verliefd kunt worden op je data? Schrijf je dan in voor ons webinar ‘Word (weer) verliefd op je data’ op 14 februari. Tijdens dit speciale Valentijnsdag webinar legt onze Data Strategy Leader Louis de Roo uit hoe het komt dat het vuur soms dooft én maak je kennis met 3 manieren om de relatie met data (weer) aan te laten wakkeren. Lees meer over het webinar via de link of schrijf je direct in via het formulier hieronder.
