7 Redenen waarom Power BI een betere BI-tool is dan Excel
Iedereen kent Excel. De een gebruikt het voor een simpel budgetje, de ander voor het maken van uitgebreide wiskundige formules. Het programma bestaat al sinds 1985 en wij durven te wedden dat iedereen er wel eens mee te maken heeft gehad. Vaak is het ook nog een van de belangrijkste, of enige, BI-tool voor bedrijven. Maar sinds 2013 is er een ander Microsoftprogramma dat veel beter is in het verwerken van data: Power BI. Maar waarom is Power BI een betere BI-tool dan Excel? Je leest onze 7 redenen hieronder.
1. Power BI bespaart tijd
Wanneer je met Power BI werkt wordt de data automatisch ververst. In Excel zou je ad hoc en handmatig je data moeten verzamelen door het bijvoorbeeld uit systemen te exporteren en dan in Excel te plakken. Met Power BI is dit allemaal automatisch mogelijk door de tool direct op de bron in te prikken of via een tool zoals TimeXtender. Hierdoor kan je voortdurend aan de slag met het analyseren van up-to-date data waardoor je weer sneller actuele inzichten krijgt.
Meer informatie
Power BI ververst de data standaard zo’n 8 keer per dag (iedere 3 uur), met Power BI premium is het mogelijk om deze snelheid handmatig aan te passen. Ook is het mogelijk om met Power BI premium data incrementeel te laden. Dit betekent dat alleen data die in de afgelopen periode is gewijzigd wordt toegevoegd aan de dataset in plaats van dat Power BI de dataset in z’n geheel opnieuw binnenhaalt. Op deze manier kan het herladen van een dashboard/rapportage nog sneller.
2. Power BI maakt delen makkelijk
Wanneer je met Excel een rapportage wilt delen met je collega’s stuur je de nieuwste versie in een e-mail of je plaatst het op SharePoint. Met Power BI is het niet meer nodig om wekelijks of maandelijks een nieuwe versie rond te sturen omdat Power BI vanuit een Cloud-omgeving werkt en het makkelijk is om een dashboard met je collega’s te delen waarbij iedereen naar dezelfde gegevens kijkt en niet mogelijke verouderde spreadsheets.
3. Power BI is veilig
Omdat Excel eigenlijk niet gemaakt is om te dienen als BI-tool beschikt het programma ook niet over beveiliging. In principe heeft iedereen die toegang heeft tot het bestand de mogelijkheid om alle rapportages te bekijken, of zelfs te bewerken.Wanneer je gebruik maakt van Power BI is het makkelijk om heel nauwkeurig te bepalen welke gebruiker toegang krijgt tot welke data. Voor een rapportage kunnen bijvoorbeeld verschillende gebruikers andere machtigingen krijgen doordat ze andere rollen toegewezen krijgen. Je zou bijvoorbeeld accountmanagers alleen toegang kunnen geven tot hun eigen cijfers en niet die van collega’s zonder dat je hiervoor een aparte rapportage hoeft aan te maken.
4. Power BI is gebruiksvriendelijk
De mogelijkheden van Excel lijken eindeloos waardoor bijna geen enkele gebruiker van het programma alles erover weet. Omdat het programma zo veel complexe mogelijkheden heeft betekent dit ook dat het lastiger te leren en te gebruiken is.
Power BI is daarentegen ontzettend eenvoudig om te leren en te gebruiken. Je kan snel aan de slag met het maken van een dashboards doordat het vrij intuïtief in gebruik is en omdat het ook wel gelijkenissen vertoont met Excel. De kennis die Excelgebruikers al hebben is dus ook toe te passen in Power BI. Het is dus niet nodig om nieuwe toepassingen of (codeer) talen te leren. Daarentegen is het met Power BI ook mogelijk om met DAX complexere zaken toe te voegen.
5. Power BI kan grote datasets aan
Big Data blijft een populaire term en veel bedrijven zijn er dan ook volop mee bezig. Wanneer het aankomt op Power BI versus Excel en het verwerken van Big Data dan is dit eigenlijk alleen mogelijk in Power BI.
Excel is niet gemaakt om met grote sets data te werken. Wanneer je met Excel in een 32-bits omgeving werkt geldt er een limiet van 2GB aan data. Wanneer je met Excel in een 64-bits omgeving werkt geldt er daarentegen geen limiet voor de bestandsgrootte. De grootte van een werkmap wordt dan alleen beperkt door de beschikbare hoeveelheid geheugen en systeembronnen. [1]
Met Power BI Pro geldt er een opslaglimiet van 100 GB per werkruimte. Maar voor de app-werkruimten mag het totale gebruik niet groter zijn dan de opslaglimiet van 10 GB voor de tenant (een tenant is een container waarin alle online services van Microsoft voor een bedrijf zijn opgeslagen), vermenigvuldigd met het aantal Pro-licenties in de tenant. Met een Premium abonnement heb je een limiet van 100 TB per Premium-capaciteit en is er geen opslaglimiet per gebruiker. [2]
Wat is Big Data?
Wanneer je het over Big Data hebt zijn er veel verschillende definities maar volgens Gartner gaat het om de volgende drie factoren: de hoeveelheid data, de snelheid waarmee de data binnenkomt en de diversiteit van de data. Met het laatste wordt bedoeld dat de data ongestructureerd is en niet in een traditionele database kan worden opgeslagen.
6. Power BI heeft een betere UI
De User Interface(UI) van Power BI ziet er een stuk beter uit dan die van Excel. Het is in Power BI ook heel makkelijk om een rapportage of dashboard er snel visueel aantrekkelijk uit te laten zien. Dit komt mede door de vele en uitgebreide datavisualisaties waar Power BI over beschikt. Ook is het makkelijk om bepaalde thema’s te maken met bijvoorbeeld de kleuren van je bedrijf. Deze zijn eenvoudig te delen zodat bijvoorbeeld je collega’s deze ook kunnen gebruiken. Dit is natuurlijk een groot verschil met Excel waarin je maar beperkte gebruiksvriendelijke opties hebt qua opmaak.
Daarnaast kun je in Power BI ook gebruik maken van geavanceerde analyses door ze toe te voegen aan je modellen. Door het uitvoeren van R-scripts en het gebruiken van R-visuals ontvang je geavanceerde aangepaste visualisaties, modellering en voorspellingsmogelijkheden voor analysewerkstromen.
7. Power BI kan verschillende dataconnecties maken
Het is met Power BI heel makkelijk om bepaalde dataconnecties te maken en te combineren in een totaaloverzicht. Wil jij bijvoorbeeld je data van Google Analytics en CRM systeem visualiseren binnen Power BI dan kan dit heel makkelijk door de standaard connectors die Power BI hiervoor heeft. Met Excel is dit ook mogelijk maar Power BI beschikt over een groter aantal connectoren. Bij Excel is het bijvoorbeeld vanaf april 2020 niet meer mogelijk om met Facebook te connecten.
Ook is het mogelijk om al deze verschillende databronnen te weergeven op 1 dashboard in 1 weergave.
Meer weten over Power BI?
Bekijk onze resource pagina voor webinars, ebooks, whitepapers en rapporten over Power BI of neem contact met ons op voor een vrijblijvende (online) kennismaking of demo.
Bronnen
