Wat zijn de licentiemogelijkheden van Qlik Sense?

Wij krijgen regelmatig vragen over de licentiestructuur van Qlik Sense. Ten tijde van de introductie van Sense in 2014 was het licentiemodel nog vrij simpel. Er viel toen eigenlijk ook niets te kiezen omdat je alleen tokens kon aanschaffen. De laatste jaren heeft Qlik een aantal nieuwe mogelijkheden aan het aanbod toegevoegd. Elk licentietype is bedoeld voor een type gebruiker of voor een specifiek gebruikspatroon. Naast de verschillende types heb je ook nog verschillende licentievormen met afwijkende voorwaarden en betalingscondities. Al die verschillende opties om de software te kopen of huren kunnen wel eens voor verwarring zorgen en vragen oproepen. In dit blog geven wij meer duidelijkheid over het licentiemodel en op welke manier de verschillende licentietypes kunnen worden ingezet.

Qlik Sense

Qlik Sense Enterprise (QSE) is de servereditie van Qlik Sense voor het Windows platform. QSE kan geïnstalleerd worden op een of meerdere Windows servers. Dit kunnen zowel fysieke als virtuele servers zijn, die in een eigen datacentrum draaien (on-premise), of in een cloudomgeving. Het downloaden en installeren van de software kan zonder licentiecode, maar om vervolgens de software te activeren en ermee te kunnen werken heb je een licentiecode nodig.

Licentie aanschaffen of huren?

Voor QSE bestaan er twee licentievormen. De eerste is het aanschaffen van een licentie, waarbij je een licentie zonder expiratiedatum koopt. Deze licentievorm wordt door Qlik perpetual genoemd. Deze licentievorm is alleen nog beschikbaar voor bestaande Qlik klanten met een licentieovereenkomst. Voor nieuwe klanten bestaat alleen de tweede optie: het huren van de software, oftewel in de vorm van een subscriptionlicentie. Bij subscription wordt een abonnement afgesloten voor het huren van een licentie met een contractduur van een, drie, of vijf jaar. Deze licentievorm is in 2017 toegevoegd aan het licentiemodel en biedt voor klanten een aantal voordelen t.o.v. het aanschaffen van een licentie.
• De licentiekosten worden bij subscription uitgesmeerd over meerdere termijnen, waardoor de initiële investering veel lager is.
• Het termijnbedrag is inclusief support en maintenance en de periodieke kosten zijn daardoor volkomen transparant.
• Qlik levert bij dit type licentie een aantal inbegrepen connectors en extra’s die je met perpetual los moet aanschaffen.

Licentie activeren

Na het afsluiten van een licentieovereenkomst worden de licentiegegevens door Qlik via email naar de klant gestuurd. In deze mail staat een licentiecode van 16 tekens, een bijbehorend controlegetal van 5 cijfers en zogenaamde signed license key. De signed license key is een geëncodeerde licentiesleutel in de vorm van een JSON Web Token (JWT). Het activeren van de software is een kwestie van het invoeren van de licentiesleutel in de Management Console. Het activeren van de licentie kan op twee manieren:
• Door de licentiecode en het controlegetal in te voeren.
• Door de signed license key in te voeren.
Bij het activeren met de signed license key is het noodzakelijk dat de Qlik Sense server zowel tijdens als na de installatie via internet een online database van Qlik kan raadplegen voor het valideren van de licentie (zowel tijdens als na de installatie). Deze manier van activeren is optioneel voor de meest gangbare licentietypes (user based en core based). Voor klanten met een licentie gebaseerd op consumptie (analyzer capacity), of met een zogenaamde unified license, is het een vereiste om de licentie te activeren via de signed license key methode. Hierover lees je later meer.

Licentietypes

Het licentiemodel voor QSE kent tegenwoordig verschillende licentietypes en elk type is gericht op een bepaald soort gebruiker, of voor een specifiek gebruikspatroon. Sommige types kunnen gecombineerd worden bij het afsluiten van een licentieovereenkomst. We onderscheiden hierbij vier licentietypes:

Token based

Direct na de introductie van Qlik Sense in 2014 was dit type licentie de enige optie in het licentiemodel. Een token is in principe een soort gebruikerslicentie, d.w.z. dat je een token kan toewijzen aan een specifieke gebruiker. Dit wordt in Qlik Sense een user access pass genoemd. Een token kan daarnaast ook nog op een andere manier ingezet worden, namelijk voor een pool van gebruikerssessies. Een gebruiker die geen token op naam heeft kan op deze manier toch inloggen in Qlik Sense door een zogenaamde login access pass te verbruiken. Een token staat gelijk aan 10 login access passes met een sessieduur van maximaal 60 minuten gedurende een periode van een maand. Aan het einde van elke maand wordt het aantal beschikbare sessies automatisch gereset. Bij het inloggen van een gebruiker wordt er eerst controleert of een user access pass is toegewezen. Als dat niet het geval is wordt er gecontroleerd of een login access pass beschikbaar is. Indien een login access pass beschikbaar is wordt een sessie gestart. Een login access pass vervalt als een sessie korter duurt dan 60 minuten (omdat de gebruiker uitlogt), dus de resterende tijd wordt niet bewaard voor een volgende sessie.

Het idee van Qlik met het token model is dat klanten in de Management Console van QSE de tokens kunnen toewijzen aan enerzijds individuele gebruikers die regelmatig inloggen in Qlik Sense en anderzijds aan een groep van infrequente gebruikers, door tokens om te zetten in login acess passes. In de praktijk is gebleken dat het token model met login access passes niet altijd goed aansluit bij de manier waarop de gebruikers in een organisatie met Qlik Sense werken. Zo is de sessieduur van een login access pass vaak te lang, waardoor een deel van de beschikbare sessietijd verloren gaat. Daarnaast blijkt het voor klanten soms lastig om in te schatten welk aandeel van de totale gebruikersgroep als infrequent kan worden bestempeld. Bestaande klanten, die in het verleden een token based licentie hebben gekocht, kunnen nog steeds tokens bijkopen. Voor nieuwe klanten is deze optie niet meer beschikbaar. Ter vervanging van de tokens heeft Qlik een alternatieve user based licentie aan het programma toegevoegd.

User based

In 2018 heeft Qlik een nieuw soort gebruikerslicentie toegevoegd. Dit nieuwe type noemen we een user based licentie. Bij dit type moet een licentie altijd aan een gebruiker toegewezen worden. Het verschil met een token op naam is dat een user based licentie in twee smaken wordt aangeboden:

• Professional
Deze licentie geeft een gebruiker onbeperkte mogelijkheden in Qlik Sense. Je kunt hiermee nieuwe content ontwikkelen (apps, sheets, visualisaties, etc) en daarnaast bestaande content openen en bewerken.
• Analyzer
Deze licentie geeft een gebruiker de mogelijkheid om bestaande apps in Qlik Sense te openen, maar niet om zelf nieuwe content te ontwikkelen.
Een tweede verschil met de token based licentie is dat de user based licentie het recht geeft om gratis gebruik te maken van een tweetal aanvullende modules voor Qlik Sense, waar met het tokenmodel aparte licenties voor nodig zijn. Het gaat hier om de modules ‘Qlik GeoAnalytics’ voor geavanceerde geografische analyses en ‘Qlik WebConnectors’ voor het ontsluiten van clouddiensten en webservices.

De lijstprijs van een Professional-licentie komt overeen met die van een token. De Analyzer-licentie is logischerwijs goedkoper, omdat niet alle functionaliteit kan worden gebruikt met dit type licentie. Dit licentietype sluit beter aan op de wens van klanten om gebruikers in te delen in twee groepen op basis van de gewenste functionaliteit, in plaats van de frequentie van inloggen. Ten eerste zijn er de power users die apps en visualisaties ontwikkelen en aan de andere kant zijn er de “normale” gebruikers die bestaande apps consumeren. Bij de meeste organisaties is de tweede groep veel groter dan de eerste, waardoor er met dit nieuwe licentietype aanzienlijk bespaard kan worden op de licentiekosten ten opzichte van het token model. Lees hier meer over deze twee soorten.

Core based

De core based licentie is een licentie voor een aantal cores in een Qlik Sense omgeving. Met cores wordt het aantal processorkernen bedoeld dat in gebruik is op één Qlik Sense omgeving. Met omgeving wordt hier bijvoorbeeld een productie, acceptatie, of ontwikkelomgeving bedoeld. Een omgeving kan een enkele server zijn, of een cluster met meerdere Windows servers waarop Qlik Sense is geïnstalleerd. Met een core based licentie is het niet meer nodig om licenties aan gebruikers toe te wijzen en kan in theorie een onbeperkt aantal gebruikers toegang krijgen tot Qlik Sense. Dit kunnen ook anonieme gebruikers zijn. Hoeveel gebruikers er in de praktijk gelijktijdig kunnen werken in Qlik Sense met een core based licentie is sterk afhankelijk van het gebruikspatroon. Er zijn verschillende factoren die het gebruikspatroon bepalen, zoals het aantal gebruikers en apps op de omgeving, de hoeveelheid data in de apps en de complexiteit van de apps.

Het minimumaantal cores dat gelicentieerd kan worden is 4 en de aanschafprijs van 4 cores komt ongeveer overeen met 200 Professional-licenties. Voor omgevingen met meer dan 200 gebruikers is een core based licentie het overwegen waard, omdat er aanzienlijk kan worden bespaard op licentiekosten als je het vergelijkt met een user based licentie. Dit type licentie is echter niet voor elke omgeving geschikt. Met de andere licentietypes betaal je alleen voor de gebruikers die inloggen in Qlik Sense en kun je optimaal gebruik maken van de schaalbaarheid van het Qlik Sense platform. Je kunt dan zonder extra licentiekosten het aantal cores van een omgeving uitbreiden, door verticaal of horizontaal op te schalen. Met een core based licentie is dat een ander verhaal, omdat voor de uitbreiding van capaciteit een flinke investering gedaan moet worden. Onze ervaring is dat een omgeving met 4 cores in veel gevallen geschikt is voor kleine omgevingen en in sommige gevallen ook voor middelgrote omgevingen. Je kunt hierbij denken aan een omgeving met onderstaand gebruikspatroon:

• 500 gebruikers, waarvan er maximaal 50 gelijktijdig (concurrent) in Qlik Sense werken.
• 50 apps, die relatief eenvoudig zijn opgebouwd qua datamodel en presentatielaag.
• Apps met een gemiddelde omvang per app van zo’n 75 tot 100 MB.
• Een maximale omvang per app van zo’n 250 MB.
• Dataverversing kan buiten werktijd uitgevoerd worden.
Voor grotere omgevingen met meer gebruikers en/of grotere apps, of waarbij de dataverversing moet plaatsvinden als gebruikers actief zijn, is het minimum van 4 cores waarschijnlijk onvoldoende voor een acceptabele performance en moet er verticaal of horizontaal worden opgeschaald.

Consumption based

In februari van 2019 heeft Qlik de Analyzer Capacity licentie toegevoegd aan het licentiemodel. Analyzer capacity heeft dezelfde beperkingen op het gebied van functionaliteit als de user based Analyzer, dat wil zeggen dat gebruikers alleen bestaande apps kunnen consumeren en niet zelf kunnen ontwikkelen. Het idee van analyzer capacity lijkt op dat van de login access pass bij de token based licentie. Je hoeft namelijk op voorhand geen licenties toe te wijzen aan individuele gebruikers. Je creëert met analyzer capacity een pool met sessies die beschikbaar zijn voor gebruikers zonder licentie op naam, mogelijk zelfs anonieme gebruikers. Het gebruik wordt gemeten op basis van tijd en de tijd wordt gemeten in stappen van 6 minuten. Het aantal beschikbare minuten wordt maandelijks gereset.

Deze licentie-optie is interessant voor organisaties met zowel interne als externe gebruiker, die niet dagelijks inloggen in Qlik Sense, maar waarvan wel kan worden voorspeld hoeveel minuten ze gemiddeld per maand in Qlik Sense werken. Het is mogelijk om analyzer capacity te combineren met de user based licentie. Met een gecombineerde licentie kun je voor de frequente gebruikers een user based Professional of Analyzer toewijzen en kun je daarnaast met analyzer capacity sessies beschikbaar stellen voor de overige gebruikers.
Analyzer capacity kan alleen per abonnement afgenomen worden in pakketten van 1000 minuten. De licentie kan alleen via internet geactiveerd worden met een signed licence key. Het verbruik van de capaciteit wordt opgeslagen in een online database van Qlik. Om te voorkomen dat gedurende een maand de beschikbare capaciteit volledig wordt verbruikt en gebruikers niet meer kunnen inloggen, kan bij de licentieovereenkomst een buffer worden toegevoegd. Zo’n buffer wordt Overage genoemd. Overage is een pakket van extra minuten, met of zonder maximum, die automatisch worden ingekocht als het standaardpakket volledig is verbruikt gedurende een maand.

Dual Use/Unified License

In april van 2019 heeft Qlik de Dual Use optie toegevoegd aan het licentiemodel. In de huidige online documentatie wordt dit licentietype Unified License genoemd. Met dit type licentie kunnen meerdere Qlik omgevingen aan één licentiecode gekoppeld worden en dat kunnen installaties zijn van zowel Qlik Sense Enterprise als QlikView Server. Deze optie is bedoeld voor organisaties met een bestaande QlikView Server omgeving en die een migratie naar Qlik Sense overwegen. Met name bij grote organisaties zien we dat de migratie van QlikView naar Qlik Sense niet van de een op de andere dag is geregeld en dat beide oplossingen gedurende langere tijd naast elkaar worden gebruikt. Met een unified license heb je op meerdere Qlik omgevingen altijd hetzelfde aantal licenties beschikbaar. Het is daardoor niet meer nodig is om voor elke omgeving apart de licentiegegevens te moeten bijwerken.

Het activeren van dit type licentie kan alleen met de signed license key. Het beheren van de licentiegegevens (aantal omgevingen, aantal gebruikers, etc) is hierdoor een stuk eenvoudiger, omdat de licentiegegevens automatisch worden bijgewerkt op de Qlik omgeving door middel van synchronisatie met de online database van Qlik. Daarnaast biedt de unified license een mogelijke besparing op licentiekosten voor bestaande QlikView klanten, omdat het niet meer nodig is om een nieuwe licentieovereenkomst voor Qlik Sense af te sluiten. Bij een unified licence wordt een opslag van 30 tot 40 procent gerekend boven op de jaarlijkse maintenance voor QlikView licenties en in veel gevallen zijn de kosten hiervan aanmerkelijk lager dan wanneer er nieuwe licenties voor Qlik Sense worden aangeschaft.

Meer weten?

Het huidige licentiemodel voor QSE is de laatste jaren flink uitgebreid bevat een heel pallet aan opties. Door het kiezen van de juiste optie(s) kan er bespaard worden op de licentiekosten. Daarnaast zijn sommige licentietypes gericht op een specifieke gebruikersgroep, of bieden maar een beperkte set aan mogelijkheden voor de gebruikers. Een goed begrip van de verschillende licentieopties is daarom heel belangrijk. Wil je meer weten over de opties en wat het beste bij jouw organisatie past? Neem dan eens contact op of plan een online afspraak met ons in. E-mergo biedt je graag advies op maat, zodat de juiste keuzes gemaakt worden bij het afsluiten van een licentieovereenkomst en je achteraf niet voor verassingen komt te staan. Wil je meer weten over de mogelijkheden, neem dan contact op of plan een afspraak in via de online kalender.

BEKIJK PRICING  CONTACT OPNEMEN    (DIGITALE) AFSPRAAK

Geschreven door Steven Samuels Brusse,
Senior Qlik consultant