Dit is waarom je van Access zou moeten overstappen naar Power Apps
Er zijn diverse tools beschikbaar waarmee je bedrijfsinterne applicaties kunt maken waarbij data wordt bewerkt en opgeslagen in een relationele database. Microsoft Access en Power Apps zijn hier voorbeelden van. In dit blog wordt de groeiende vraag besproken wanneer en waarom het aan te bevelen is om van Access over te stappen naar Power Apps.
Beperkingen van Microsoft Access
Extern gebruik
Access is 28 jaar geleden door Microsoft ontwikkeld en wordt gebruikt voor lokale applicaties of in een intranet. De applicaties zijn dus moeilijk te delen met externe gebruikers. Je kan met Access Services de applicatie naar het web verplaatsen, maar dit lijkt een wat omslachtige methode omdat onder water een SharePoint site wordt gecreëerd die eventueel met wat extra werk van buitenaf bereikt kan worden. Hiervoor dient namelijk een externe server in het leven geroepen te worden – waar Windows op draait – om de SharePoint site te hosten, om deze zo niet enkel intern te kunnen gebruiken.
Grote gebruikersaantallen
Daarnaast is Access ontwikkeld voor kleine, lichte applicaties, waar niet te veel gebruikers tegelijk in kunnen werken. Als je er toch met veel gebruikers tegelijk in werkt, zal je merken dat de applicatie snel traag wordt en dat je lang moet wachten tot een query (wat een groot deel van de acties in Access behelst) is afgerond. Als je een applicatie wilt opschalen tot een grotere gebruikersgroep, zal Access (vrijwel onoverkomelijke) obstakels met zich meebrengen.
Mobiele applicaties
Laatste punt is dat er een groeiende vraag bestaat naar mobiele applicaties die ook acties kunnen uitvoeren op een (Access) database. Het is eenvoudig om onderweg even iets op te zoeken of weg te schrijven, dan wel in de browser op het mobiele apparaat, dan wel als geïnstalleerde app. Mobiel gebruik wordt door Access op geen manier ondersteund, dus dit zal hierin helaas niet mogelijk zijn.
Hoe worden deze beperkingen overkomen met Power Apps?
Het ontwikkelen, gebruiken en beheren van Power Apps gebeurt allemaal in de cloud. Dit betekent dat de applicaties overal te benaderen zijn. Uiteraard kan de veiligheid wel volledig ingericht worden in de beheeromgeving, waarbij enkel (gast)gebruikers die bestaan in het Azure AD kunnen worden toegevoegd. Kortom, de gebruikers kunnen veilig, eenvoudig en overzichtelijk worden beheerd.
Extern en intern gebruik
Doordat dit allemaal in de cloud gebeurd is het vele malen gemakkelijker om een applicatie te delen dan bij gebruik van Access. In plaats van een beveiliging binnen het intranet specifiek in te richten voor de externen die de applicatie willen benaderen, is het enkel zaak dezen toe te voegen aan het Azure AD als gastgebruiker, om ze vervolgens direct te kunnen uitnodigen voor de app. Dit is sneller, veiliger en makkelijker in beheer.
Er bestaan situaties waar data liever intern wordt bewaard. Ook hier biedt Power Apps mogelijkheden voor: waar de logica zich in de cloud bevindt, hoeft de data daar niet per se te staan. Voor Power Apps kunnen databronnen als Dataverse (vroeger Common Data Service), SharePoint lijsten en Excels gebruikt worden, maar ook de mogelijkheid tot communicatie met een on-premise SQL server is mogelijk. Dit gebeurt middels een Data Gateway die eenvoudig te installeren en beheren is. Zo is voor elke casus een bijpassende databron mogelijk.
Grote gebruikersaantallen
Power Apps ondersteunt de hoeveelheid gelijktijdige gebruikers die de databron ondersteunt. Dit wil zeggen dat Power Apps zelf geen limiet heeft in gelijktijdige gebruikers. De app zal voor elke gebruiker snel blijven werken en opschalen is tot grote groepen mogelijk.
Mobiele applicaties
Mobiel gebruik wordt erg goed ondersteund in Power Apps. Het is eenvoudig om responsieve apps te ontwikkelen die zowel op mobiel, tablet als desktop mooi ogen en goed werken. Applicaties kunnen in de browser benaderd worden, maar ook via de Power Apps app die te downloaden is in de App Store of Play Store. Zo kan de data bekeken en bewerkt worden waar en wanneer de gebruiker maar wilt!
| MS Access | MS Power Apps | |
|---|---|---|
| Eenvoudig apps extern delen | ✗ | ✓ |
| Grote gebruikersaantallen | ✗ | ✓ |
| Mobiele applicaties | ✗ | ✓ |
| Eenvoudig te beheren | ✗ | ✓ |
Voorbeeld: Contractbeheer
Voor een klant hebben wij een Access applicatie omgebouwd naar Power Apps. De gebruiksinterface en (business) logica die door de gehele applicatie verweven zat, zijn gerecreëerd – en waar nodig verbeterd – in een combinatie van Power Apps en Power Automate (voorheen Microsoft Flow). In Power Apps is de front-end nagebouwd, waarbij verschillende overzichten, formulieren en datavalidatie in een modern jasje werden gegoten. Voor de diepgaandere logica wordt Power Automate gebruikt. Hier kan op visuele wijze middels een stroomdiagram een proces ontwikkeld worden, welke afgevuurd kan worden door bijvoorbeeld een actie in Power Apps, maar ook periodiek op een bepaald moment.
De wens voor deze applicatie was om de data op te slaan op een on-premise SQL server. Zoals hierboven beschreven, was dit relatief eenvoudig op te zetten en konden we snel voortbouwen op een solide datamodel. Ook Power Automate kon van de gebruikte data gateway gebruik maken, om zo waar nodig weg te schrijven naar dezelfde database. Bijvoorbeeld historisch veranderingen bijhouden van aanpassingen op sommige tabellen kon op zo’n manier goed gerealiseerd worden.
Toekomstbestendig
In dit blog is beschreven waarom en hoe een Access applicatie vervangen kan worden door Power Apps voor een toekomstbestendige applicatie. Hierbij hebben we 3 belangrijke beperkingen van Access kort belicht, om vervolgens uit te leggen hoe Power Apps deze overkomt. Dit alles komt tezamen in de uitgelegde casus, waar wij exact dit voor een klant hebben uitgevoerd. Heb jij ook een Access applicatie die je toekomstbestendig wil maken? Kom dan met ons in contact om de mogelijkheden vrijblijvend te bespreken
Dit blog is geschreven door Steve Jonk
Low-code Developer bij E-mergo
