Alles wat je moet weten over Power BI
Power BI is een van de populairste Business Intelligence tools van dit moment. De software heeft een grote fanbase en het is dan ook niet gek dat het door Gartner keer op keer wordt uitgeroepen tot Leader in hun Magic Quadrant rapport. Maar wanneer je niet bekend bent met Power BI zegt dit je waarschijnlijk allemaal niks. In dit blog leggen we je aan je uit wat Power BI is en wat je er allemaal mee kunt.
Wat is Power BI?
Microsoft Power BI is eigenlijk een verzamelnaam voor een assortiment aan cloud-based apps en services waarmee je als organisatie gemakkelijk je data kunt organiseren, managen en analyseren.
Het komt er op neer dat Power BI je data verzamelt, verwerkt en omzet in datavisualisaties waarmee je weer inzichten creëert. Power BI is dus een echte Business Intelligence tool. Met de tool kun je verbinding maken met verschillende interne en externe en online of offline databronnen. Bijvoorbeeld ERP- en CRM systemen, Excel, Google Analytics en Facebook.
Waarom gebruik je Power BI?
De zoektocht naar het vinden van de juiste Business Intelligence tool begint vaak doordat je op dat moment problemen ervaart met je huidige manier van werken. Zo kan het zijn dat je organisatie nu alles doet met Excel waardoor de data niet up-to-date is en het vaak ook lastig is om overzicht te houden van al die verschillende documenten. Daarnaast is werken in Excel een handmatig en tijdrovend proces. In dat geval zou Power BI dé oplossing kunnen bieden.
Met Power BI automatiseer je dat hele proces. Er is maar één plek waar je data zich bevindt en daardoor ook maar één versie van de waarheid. Je hebt geen last meer van een overvloed aan Excel documenten en vindt al je informatie terug op één plek. Hierdoor kun je je meer focussen op het creëren van inzichten. Meer weten over waarom Power BI een betere BI-tool is dan Excel? Lees dan ons blog ‘7 redenen waarom Power BI een betere BI-tool is dan Excel’.
Ook is Power BI een van de snelst groeiende BI-platforms die er op dit moment beschikbaar is. Microsoft zorgt voor maandelijkse updates waardoor er continu verbeteringen aan de tool worden toegevoegd. Daarnaast is Power BI al 14 jaar een marktleider in het Gartner Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms. Dit rapport kun je hier bekijken.
Wat kan ik met Power BI?
Power BI biedt een tal van mogelijkheden wanneer het op Business Intelligence aankomt. Zo kun je met de tool gemakkelijk rapporten maken en inzichten creëren op basis van je data. Daarnaast biedt Power BI de mogelijkheid om tal van databronnen te verbinden en deze ook ‘op te schonen’ zodat de informatie die wordt ontsloten beter kan worden verwerkt en begrepen.
Power BI helpt je daarnaast om niet alleen te zien wat er in het verleden en het heden is gebeurd maar ook om inschattingen te maken over de toekomst. De tool is namelijk uitgevoerd met tal van Machine Learning mogelijkheden, dit betekent dat het patronen in je data kan gaan herkennen en die patronen kan gebruiken om voorspellingen te doen over de toekomst. Daardoor kan de tool ook “what if” scenario’s uitvoeren. Met deze inschattingen kun je prognoses genereren en je daardoor ook voorbereiden om zo aan toekomstige vragen en andere belangrijke statistieken te voldoen.
Uiteraard kan je nog veel meer met Power BI, zo heb je ook de mogelijkheid om de tool op verschillende manieren te integreren in je andere Microsoft 365 producten, zoals Microsoft Teams. Binnen deze Microsoft Teams is het mogelijk om Power BI rapporten te gebruiken en te laten zien tijdens bijvoorbeeld een meeting. Je leest hier meer over in ons blog ‘6 mogelijkheden van Power BI in Teams (incl. how-to’s!)’.
Je kunt Power BI daarnaast ook gebruiken in combinatie met Power Automate. Zowel Power BI als Power Automate behoren tot het Power Platform. Wat zorgt voor een aantal aantrekkelijke voordelen. Het is namelijk mogelijk om met Power Automate bepaalde processen en functies in Power BI volledig te automatiseren. Je leest hierover meer in ons blog ‘Power BI & Power Automate’.
Hoe gebruik ik Power BI?
Wanneer je aan de slag gaat met Power BI zijn er een aantal mogelijkheden beschikbaar over hoe je dat kunt gaan aanpakken. Ten eerste is Power BI over het algemeen een Cloud-based tool. Dit betekent dat je data en je rapporten compleet online zullen staan. Dit betekent overigens niet dat het niet mogelijk is om on-premise te werken met Power BI. Power BI heeft hier een aparte service voor: Power BI Report Server. Deze service is beschikbaar wanneer je een betaald Power BI abonnement hebt: Power BI Premium. Over de licentietypes lees je later in dit blog meer.
Ook moet je de keuze maken of je zelf aan de slag gaat met Power BI of dat je voor een samenwerking kiest met bijvoorbeeld een derde partij. Power BI is een ontzettende gebruiksvriendelijke tool die in eerste instantie natuurlijk gratis is. Zodra je meer functionaliteiten wilt gaan gebruiken moet je pas gaan betalen.
De voordelen van een samenwerking met een derde partij is dat je gebruik kunt maken van specialistische kennis en jouw zorgen letterlijk uit handen worden genomen. Je gaat samen kijken naar welke behoeftes jouw organisatie heeft en hoe die te vervullen zijn met Power BI. Ook is het natuurlijk mogelijk om een samenwerking aan te gaan met een derde partij waarbij er alleen af en toe wordt geholpen. Je leest hier meer over op onze consultancy pagina.
Onderdelen van Power BI
Power BI bestaat uit verschillende programma’s en elementen die allemaal met elkaar samenwerken. Hieronder staan de drie basis onderdelen:
- Een Windows desktopprogramma met de naam Power BI Desktop (lees in dit blog meer over hoe je aan de slag gaat met Power BI Desktop). Power BI Desktop is een gratis toepassing die je op je computer kunt installeren.
- Een online SaaS (Software as a Service) programma met de naam Power BI-service. Deze toepassing wordt geheel online via de browser gebruikt. Met Power BI-service worden vaak rapporten en dashboards gedeeld.
- Mobiele Power BI-apps voor Windows-, iOS en Android-apparaten.
Naast de bovenstaande drie beschikt Power BI ook nog over Power BI Report Builder voor het maken van gepagineerde rapporten die je in Power BI-service wilt delen en Power BI Report Server. Dit is een on-premise rapportserver waar je je Power BI-rapporten kunt publiceren nadat je ze in Power BI Desktop hebt gemaakt.
Power BI versies en licenties
Zoals je hierboven ook al kort hebt kunnen lezen beschikt Power BI over verschillende versies en licenties. Hieronder leggen we je in het kort uit wat deze zijn en wat ze doen. Wil je meer weten over de verschillende licentietypes van Power BI dan kun je ons blog ‘Hoe werken Power BI licenties’ lezen.
Power BI Desktop
Naast dat Power BI Desktop het desktopprogramma is van Power BI is het ook de gratis licentie van Power BI. Met deze gratis licentie kun je al best veel maar het heeft 1 groot nadeel: je kunt je rapporten dashboards niet met andere gebruikers delen.
Power BI Pro
Power BI Pro is de eerste betaalde versie van Power BI. Bij een Power BI Pro licentie betaal je per gebruiker. Met deze licentie krijg je dezelfde basisfuncties als de Power BI Desktop licentie alleen is er 1 groot verschil, je kunt met de Power BI Pro licentie wél je rapporten en dashboards met andere gebruikers delen.
Power BI Premium
Het meest uitgebreide licentietype op dit moment is Power BI Premium. Sinds april 2021 wordt de Power BI Premium licentie onderverdeeld in twee licenties: Power BI Premium Per User (PPU) en Power BI Premium Capacity. Het grote verschil tussen de twee is dat Power BI Premium Per User kan worden aangeschaft op basis van gebruikers en de Power BI Premium Capacity licentie wordt aangeschaft op basis van capaciteit. Lees in ons blog ‘Nieuw: Power BI Premium Per User’ hier meer over.
Power BI Report Server
Power BI Report Server is een functionaliteit die je bij een Power BI Premium Capacity licentie krijgt. Hiermee wordt het mogelijk om al jou data op een on-premise omgeving te laten staan. Je data blijft hierbij dus lokaal en gaat niet naar de Cloud.
Power BI Embedded
Power BI Embedded is een Micosoft Azure-service waarmee je snel datavisualisaties, rapporten en dashboards in een app kan insluiten. Je kunt met deze licentie jouw dashboards en rapporten delen met gebruikers die alleen een gratis licentie hebben.
Het Power Platform
Power BI is onderdeel van het Power Platform. Wat ook wel een overkoepelende term is voor een aantal tools die samen het makkelijker maken om bedrijfsprocessen te kunnen automatiseren. Het Power Platform bestaat uit de volgende onderdelen: Power BI, Power Apps, Power Automate en Power Virtual Agents. Je kunt meer over deze onderdelen lezen in dit blog.
Hoe begin ik met Power BI?
Ben je na het lezen van dit blog enthousiast geworden over Power BI en wil je nu zelf aan de slag? Elke maand geven wij bij E-mergo een gratis Power BI Basics training. Tijdens deze online training ontdek je hoe Power BI in elkaar zit en hoe je hier het beste gebruik van kunt maken. Na de training ken je de basisprincipes van Power BI en kun je gaan beginnen met het gebruiken van de tool. Je kunt je inschrijven via de button hieronder.
Toch nog wat meer te weten komen over Power BI voordat je begint? We hebben een blog geschreven over de 8 dingen die je moet weten voordat je met Power BI begint. Je kunt het blog bekijken via de button hieronder.
De Gouden Driehoek
Hoewel Power BI ook de mogelijkheid biedt om je data te verzamelen en managen is het gebruiken van een Cloud Platform zoals Azure en een Data Management Platform zoals TimeXtender een stuk handiger én sneller wanneer het bijvoorbeeld over grotere datasets gaat. Bij E-mergo zijn wij er dan ook van overtuigd dat wanneer je Power BI als Business Intelligence tool gebruikt er een ideale combinatie te maken is tussen BI, Cloud en Data Warehouse tools. Deze combinatie bestaat uit Microsoft Power BI, Microsoft Azure en TimeXtender en noemen wij ook wel de ‘gouden driehoek’. Bekijk het blog over de Gouden Driehoek via de button hieronder.
