Van AFAS-beperkingen naar data-vrijheid

Veel organisaties stuiten op beperkingen bij het rapporteren van gegevens uit AFAS. Bij E-mergo zijn we ervan overtuigd dat de combinatie van TimeXtender en Power BI de oplossing biedt voor deze uitdagingen. In dit blog deelt BI-consultant, en voormalig controller en AFAS-consultant, Mark de Boer hoe we met deze krachtige combinatie de beperkingen hebben overwonnen en een nieuw niveau van gemak, flexibiliteit en up-to-date gegevens hebben bereikt.

Vaarwel Excel, welkom up-to-date gegevens

Het belang van altijd up-to-date gegevens werd mij eens te meer duidelijk tijdens een belangrijke meeting waar kostbare tijd verloren ging aan discussies over welke cijfers nu de echte waren. Twee medewerkers hadden dezelfde analyse in de ochtend gedraaid, maar door wijzigingen in de tussentijd ontstonden verschillende resultaten. Dergelijke discussies kunnen het vertrouwen in analyses aantasten en kostbare beslissingstijd verspillen. Met de overstap naar TimeXtender en Power BI behoren deze zorgen tot het verleden. Er wordt altijd gewerkt met de meest actuele gegevens, dit geeft je een geruststellend gevoel en stelt je in staat weloverwogen beslissingen te nemen.

Versiebeheer en Centrale opslag van Forecast en Budgetten

Het beheer van verschillende versies van forecasts en budgetten kan een complexe taak zijn, vooral wanneer meerdere mensen betrokken zijn bij het bijwerken van gegevens. TimeXtender biedt hier de oplossing met eenvoudig versiebeheer, geïntegreerd met SharePoint. Met slechts een druk op de knop hebben we altijd toegang tot verschillende versies en kunnen we gegevens vergelijken in onze analyses.

Dynamische dashboards stellen ons in staat om op een snelle en intuïtieve manier gegevens te vergelijken. Zit je in een maandmeeting en wil je de gegevens vergelijken met een forecast van vorige maand? Geen probleem, met een simpele klik pas je de data aan en zie je direct de resultaten. Wordt er een nieuwe forecast opgegeven en wil je snel de verschillen zien? Met één druk op de knop krijg je inzicht in de verschillen. Dankzij deze functionaliteit ervaren we een nieuwe mate van flexibiliteit en efficiency, waardoor we beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen en sneller kunnen inspelen op veranderingen in de data.

Historische gegevens

Het belang van historische gegevens wordt vaak onderschat, maar als controller heb ik vaak de uitdaging ervaren van correcties met terugwerkende kracht die op een andere manier werden uitgevoerd dan afgesproken. Dit maakte het moeilijk om te achterhalen waarop kosten en omzet waren gebaseerd, omdat uren of boekingen in het verleden waren aangepast of zelfs verwijderd.

Gelukkig biedt TimeXtender de perfecte oplossing door maandelijkse kopieën van alle data op te slaan. Hierdoor hebben we altijd een betrouwbaar historisch overzicht, waardoor we snel kunnen achterhalen waarom bepaalde gebeurtenissen of veranderingen plaatsvonden, zoals fluctuaties in verzuimpercentages of verwijderde projecturen. Dit stelt ons niet alleen in staat om de controle van jaarcijfers te vereenvoudigen, maar ook om kostbare tijd te besparen bij het analyseren van gegevens en het verkrijgen van waardevolle inzichten.

Centraal beheer van KPI’s en formules

Met TimeXtender kunnen we alle berekende KPI’s en formules centraal opslaan en beheren. Het handmatig herhalen van berekeningen bij elke nieuwe analyse behoort tot het verleden. Als een berekening van een KPI moet worden aangepast, kunnen we dit op één plek wijzigen in plaats van bij elke afzonderlijke analyse. Deze efficiëntie bespaart kostbare tijd en minimaliseert de kans op fouten, waardoor we ons kunnen concentreren op waardevolle inzichten uit de gegevens.

Met de combinatie van TimeXtender en Power BI hebben we Excel vaarwel gezegd en omarmen we de flexibiliteit, betrouwbaarheid en het gemak van werken met up-to-date gegevens. Deze krachtige combinatie heeft onze data-analyse naar een hoger niveau getild en stelt ons in staat om onze klanten beter te ondersteunen met waardevolle inzichten en besluitvorming.

Geschreven door Mark de Boer
Business Intelligence Consultant
E-mergo