Power BI Admin Tool

Vaak ontbreekt bij organisaties het inzicht van hoe hun medewerkers gebruikmaken van dashboards en de daarmee gepaarde kosten. De Power BI Admin tool biedt hierbij ondersteuning. In dit artikel bespreken we de functies van deze tool en hoe het waardevolle inzichten kan verschaffen over het gebruik van dashboards binnen je organisatie.

Wat is de Power BI Admin tool?

Organisaties missen vaak het inzicht in de manier waarop hun dashboards door medewerkers worden gebruikt en welke kosten hiermee gepaard gaan. Als je weet welke medewerkers welke dashboards vaak (of bijna nooit) gebruiken, kun je hier gericht actie op ondernemen. In dit kader biedt de Power BI Admin tool van E-mergo de mogelijkheid om controle te houden over het gebruik van je BI-omgeving.

De Power BI Admin tool geeft een overzicht van de werkruimtes die in gebruik zijn en de rollen die medewerkers hebben in iedere werkruimte. Het stelt beheerders in staat om de BI-omgeving op een gestructureerde manier te monitoren.

Daarnaast kun je diepgaande analyses uitvoeren over het gebruik van rapportages, activiteiten op verschillende niveaus in kaart brengen en hierin trends en patronen blootleggen. Verder geeft de Power BI Admin tool een overzicht van alle zogenaamde Azure Active Directory (AAD) groepen. Met AAD kun je de identiteit van gebruikers vaststellen en toegangsrechten beheren. Tenslotte brengt de Power BI Admin tool het licentiegebruik van je BI-omgeving in kaart. Al deze zaken zullen in dit blog uitvoerig aan bod komen.

Activiteiten van gebruikers

Allereerst verschaft de Power BI Admin tool inzicht in de verschillende werkruimtes die worden gebruikt. Werkruimten in Power BI zijn virtuele locaties om samen te werken met collega’s om verzamelingen dashboards, rapporten, datamodellen en gepagineerde rapporten te maken. Werkruimtes zijn daarom de spil van je organisatie, en het is daarom essentieel om te begrijpen wie als lid toegang heeft tot welke werkruimtes en met welke rol.

Een dieper niveau van inzicht wordt geboden door de activiteiten per gebruiker, rapport en werkruimte inzichtelijk te maken. Dit betekent dat je niet alleen algemene trends kunt waarnemen, maar ook kunt inzoomen op individuele bijdrages.

Dit is belangrijk om de effectiviteit van je team te kunnen meten, het herkennen van kansen voor training en ontwikkeling, en het toewijzen van middelen op basis van activiteiten die wel of juist niet zijn uitgevoerd.

Bovendien kun je Azure Active Directory (AAD) groepen en de medewerkers in deze groepen nauwlettend volgen. Dit geeft je inzicht in wie toegang heeft tot je gegevens en hoe ze deze gebruiken. Het helpt bij het waarborgen van de veiligheid en het beheer van toegang tot gevoelige informatie.

Adoptie van Power BI-dashboards

Een ander aspect van de Power BI Admin tool is de mogelijkheid om het daadwerkelijke gebruik van rapporten door medewerkers te onderzoeken, ook wel “adoptie” genoemd. Weten welke rapporten door welke medewerkers worden ingezien is van zeer grote waarde. De Power BI Admin tool toont welke rapporten het meest worden gebruikt en welke minder aandacht krijgen. Je kunt niet alleen meten welke rapporten het vaakst worden bezocht, maar ook de impact op je organisatie begrijpen.

Met het dashboard kun je ervoor zorgen dat gegevens op de juiste plaats in de organisatie terechtkomen. Je kunt namelijk direct zien welke afdeling de meeste waarde hecht aan een dashboard. En als je ziet dat een dashboard nauwelijks wordt gebruikt, kun je in gesprek gaan met de gebruikers om te achterhalen wat de oorzaak is dat de adoptie zo laag is.

Power BI-licenties

De Power BI Admin tool biedt ook de mogelijkheid om je Power BI-software licenties te beheren. Je kunt precies bijhouden hoeveel Power BI-licenties worden gebruikt in vergelijking met het aantal beschikbare licenties dat door de organisatie vooraf al betaald is.

Wie zijn de meeste actieve Power BI Pro gebruikers en voldoen hun huidige licenties nog wel? Hebben alle (groepen) business users een Premium Power BI-licentie nodig voor het inzien van rapportages of zou een Power BI Pro licentie ook voldoende zijn? Waarom worden relevante dashboards niet gebruikt door een specifieke groep Power BI-licentiehouders? Dit zijn slechts enkele voorbeelden van kritische vragen die het dashboard kan oproepen.

Conclusie

De Power BI Admin tool verschaft waardevolle inzichten in de activiteiten van je gebruikers, de adoptie van je dashboards en de inzet van je Power BI-licenties. Op grond van deze inzichten kun je gerichte acties uitvoeren, waarmee de BI-omgeving veel efficiënter gebruikt zal worden. Omdat het Power BI Admin tool bottlenecks herkent in de informatievoorziening, zorgt het dashboard ervoor dat jouw medewerkers altijd over relevante gegevens beschikken om gefundeerde beslissingen te nemen.