Wat is Dataverse?

In onze nieuwe blogreeks: ‘Ontdek de bouwstenen van Power Apps’ behandelen we een voor een alle onderdelen van Power Apps. In dit blog nemen we Dataverse onder de loep. Ontdek wat Dataverse is, wat je hier mee kan en hoe het samenwerkt met andere onderdelen binnen Power Apps.

Ontdek de bouwstenen van Power Apps: Dataverse

Microsoft Dataverse is onderdeel van het Microsoft Power platform. Dataverse was voorheen bekend als Common Data Service (CDS). Dataverse wordt gebruikt om gegevens op te slaan en te beheren die worden gebruikt door Power Platform oplossingen en Microsoft Dynamics 365 applicaties. Het werkt met tabellen waarin gegevens worden opgeslagen, vergelijkbaar met een Excel-spreadsheet. Toch verschilt Dataverse van Excel. Een Dataverse-tabel is voor grootschalig gegevensbeheer in bedrijfsapplicaties terwijl een Excel-tabel geschikt is voor kleinschalige gegevensanalyse en presentatie van gegevens.

Bij Dataverse draait het allemaal om gebruiksgemak. Veel onderdelen zijn gestandaardiseerd door Microsoft, hierdoor hoeft de gebruiker niet over enige kennis te beschikken. Gebruikers kunnen ook gemakkelijk zelf nieuwe tabellen aanmaken in Dataverse. Alle tabellen hebben rijen en kolommen. In elke kolom wordt een bepaald type gegevens opgeslagen.

Om toegang en de identiteiten te beheren maakt Dataverse gebruik van Microsoft Entra ID. Hierdoor kunnen gebruikers alleen bij de data die zij mogen zien en gebruiken.

Wat kan je met Dataverse?

Dataverse is meer dan een plek om data op te slaan. Zo zijn er meerdere mogelijkheden om aan de slag te gaan met de tabellen in Dataverse:

• Complexe datamodellen: Tussen Dataverse tabellen die gerelateerd aan elkaar zijn kunnen verschillende soorten relaties worden gelegd. Op deze manier is het mogelijk om bijvoorbeeld, een transactie te koppelen aan een klant.
• Formulieren en lijsten: Maak op basis van Dataverse tabellen aangepaste formulieren om de gegevensinvoer te personaliseren. Zo worden alleen de gegevens ingevoerd die jij echt nodig hebt.
• Bedrijfsregels: Maak velden binnen een formulier afhankelijk van elkaar. Op deze manier is het mogelijk om een veld te tonen of te verbergen op basis van de waarde in een ander veld.
• Berekende kolommen: Bereken automatisch waardes in een kolom op basis van andere kolommen. Op deze manier is het mogelijk om bijvoorbeeld, de winst in een nieuwe kolom te berekenen op basis van de omzet en kosten.

Zo hebben wij voor SURF een model driven Power Apps applicatie ontwikkeld met als database Dataverse. Door middel van Dataverse formulieren worden alle gegevens ingevoerd en bewerkt voor deze applicatie. Lees hier alles over de SURF Case.

Rol binnen Power Apps

Dataverse dient als de centrale database waar alle gegevens van je Power Apps worden opgeslagen en beheerd. Dit maakt het gemakkelijk om consistente en betrouwbare data te gebruiken in al je applicaties. Of je nu canvas-apps, model-driven apps of een Power Pages site maakt, Dataverse zorgt voor een naadloze integratie van je data.

Hoe werkt Dataverse samen met het Power Platform

Dataverse werkt ook naadloos samen met andere onderdelen van het Microsoft Power Platform, zoals Power Automate, Power Apps, Power BI en Power Pages. Deze integraties zorgen ervoor dat je de verschillende tools kunt combineren om tot de ideale oplossing te komen die je nodig hebt. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe Dataverse samenwerkt met alle onderdelen in het Power Platform:

• Power Automate: Met Power Automate kun je workflows en bedrijfsprocessen automatiseren door gebruik te maken van data in Dataverse. Power Automate kan Dataverse-rijen aanmaken, bewerken en verwijderen. Daarnaast kun je een Power Automate-flow starten wanneer er bepaalde acties binnen een Dataverse tabel wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld, wanneer een nieuwe klant wordt toegevoegd in een Dataverse tabel, kan Power Automate automatisch een welkomstmail sturen en een taak aanmaken voor het verkoopteam om contact op te nemen met de nieuwe klant.
• Power Apps: Door Dataverse te gebruiken als backend voor je Power Apps, kun je eenvoudig applicaties bouwen die gebruik maken van gestructureerde en beveiligde data. Bijvoorbeeld, je kunt een canvas-app ontwikkelen voor je verkoopteam, waarin ze klantinformatie kunnen bekijken en bijwerken die is opgeslagen in Dataverse. Hierdoor hebben ze altijd toegang tot up-to-date gegevens, waar ze ook zijn.
• Power BI: Power BI maakt het mogelijk om interactieve rapporten en dashboards te creëren die real-time inzichten bieden op basis van gegevens in Dataverse. Bijvoorbeeld, je kunt een dashboard maken dat de verkoopprestaties per regio weergeeft, met data die rechtstreeks uit Dataverse komt. Dit stelt je in staat om trends te analyseren, kansen te identificeren en snel beslissingen te nemen op basis van actuele informatie.
• Power Pages: Met Power Pages kun je dynamische websites bouwen die gegevens uit Dataverse gebruiken. Stel je voor dat je een klantenportaal wilt opzetten waar klanten hun bestelgeschiedenis kunnen bekijken en nieuwe bestellingen kunnen plaatsen. Door Dataverse te integreren, kun je ervoor zorgen dat alle gegevens op het portaal actueel en nauwkeurig zijn, en dat klanten eenvoudig toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.

Beperkingen Dataverse

Naast al deze mooie functies heeft Dataverse ook een aantal beperkingen. Zo zit er een limiet aan het aantal tabellen en kolommen binnen een organisatie. Deze limiet wordt niet snel bereikt, maar is wel goed om over na te denken voordat je met Dataverse aan de slag gaat.

Daarnaast zijn er kosten verbonden aan het gebruik van Dataverse. Om Dataverse te gebruiken is er een Power Apps Premium, Power Apps per App of Power Apps Pay-as-you-go licentie vereist. Hierbij betaal je per gebruiker.

Conclusie

Microsoft Dataverse is een krachtig onderdeel van het Microsoft Power Platform. Met Dataverse kunnen organisaties complexe datamodellen opstellen, bedrijfsregels implementeren, en dynamische formulieren en lijsten creëren. Dit maakt het mogelijk om gegevensinvoer te personaliseren en bedrijfsprocessen te optimaliseren. Bovendien zorgt de beveiligde opslag in de Microsoft Cloud ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de data, wat een hoog niveau van veiligheid biedt.

Ben je benieuwd wat Dataverse en de rest van het Power Platform voor de processen binnen jouw organisatie kunnen betekenen? Plan dan eens een afspraak in via onderstaande knop.

Maak een afspraak

Geschreven door Mathijs van der Ven
Low-Code Consultant