Een HR-Portaal op maat? Bouw het in Mendix

Als werkgever wil je alle relevante informatie van werknemers raadplegen op één plek. Hiervoor hebben bijna alle organisaties een HR-portaal. Het helpt je overzicht te creëren in alle HR-processen en dient als plek om alle gegevens van je werknemers bij te houden. Voor werknemers is het in veel gevallen een persoonlijke omgeving waarin zij zaken rondom hun werk, zoals het veranderen van persoonlijke gegevens of het aanvragen voor vakantiedagen, kunnen indienen.

Vaak wordt er bij een HR-portaal gekozen voor een oplossing met standaard-functionaliteiten. Hierdoor is het vaak niet mogelijk om specifieke informatie of processen van je organisatie op te nemen in deze oplossing. Hierdoor ontstaan er vaak Excels of andere documenten waar medewerkers-informatie wordt bijgehouden naast het HR-portaal. Dit is foutgevoelig en bovendien kan informatie zo per ongeluk terecht komen bij personen in de organisatie die hier geen toegang tot mogen hebben.

Daarom hebben we bij E-mergo ons HR-portaal op maat gebouwd in Mendix. In dit blog zet ik drie handige functionaliteiten op een rij die we hebben ontwikkeld voor ons eigen E-mergo HR-portaal. Functionaliteiten die misschien ook een waardevolle aanvulling kunnen zijn voor jouw eigen HR-portaal.

1. Het centraliseren en controleren van jouw data

Gegevens van medewerkers in een HR-portaal zijn vaak van elkaar afhankelijk. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die parttime gaat werken. Achter de schermen brengt dit aardig wat veranderingen met zich mee. Om deze wijziging te verwerken heb je namelijk te maken met gekoppelde berekeningen. Des te belangrijker dus om scherp te zijn op gegevensinvoer en wijzigingen. Als je informatie op verschillende plekken bijhoudt, wordt dit natuurlijk ingewikkelder.

Met Mendix heb je de mogelijkheid om informatie vanuit verschillende bronnen centraal te verzamelen, zoals verschillende business-software. Zo halen we vanuit een (TimeXtender) datawarehouse informatie op uit Exact. Wanneer deze informatie verandert, voert het HR-portaal meerdere validaties uit om onjuiste gegevens te voorkomen. Denk hierbij aan controles op geldigheid van de informatie en een check of de gegevens op de juiste manier gecombineerd kunnen worden.

Een bijkomend voordeel is dat je met deze functionaliteit eenvoudig bekende gegevens kunt ophalen. Voeg je bijvoorbeeld een nieuwe medewerker toe aan het HR-portaal, dan kun je op basis van een e-mailadres of medewerkernummer direct eerder ingevoerde informatie bekijken. Zo voorkom je dubbele invoer van medewerkerinformatie.

Afbeelding 1: Voorbeeld van het E-mergo notificatieoverzicht

2. Behulpzame notificaties en reminders

Je hebt veel om in de gaten te houden als HR-medewerker. Denk bijvoorbeeld aan: gegevens die veranderen, nieuwe of aflopende contracten, maar ook persoonlijke mijlpalen zoals verjaardagen en jubilea.

In ons HR-portaal hebben we hiervoor een steuntje in de rug ontwikkeld. Zodra er iets verandert of staat te gebeuren, zoals een medewerker die wisselt van afdeling, een contract dat binnenkort afloopt of iemand die bijna jarig is, wordt er een notificatie aangemaakt in het HR-portaal. In deze notificaties kan je de nodige vervolgstappen vermelden, deze zullen per type melding verschillen. Ook selecteer je wie verantwoordelijk is voor welk type melding. Zo weet iedereen direct wie welke taak oppakt en blijven taken niet onnodig lang liggen.

De notificaties kun je eenvoudig afvinken zodra ze zijn afgehandeld. Hierdoor behoud je altijd het overzicht. Wanneer een taak toch iets te lang ‘open’ blijven staan, krijgt de verantwoordelijke medewerker hier een herinnering van per mail.

Afbeelding 2: Je hebt de mogelijkheid om je te ‘aan te melden’ op een type notificatie

Afbeelding 3: Medewerkers kunnen hun eigen adresgegevens wijzigen

3. Medewerkers kunnen eigen gegevens bewerken

Het E-mergo HR-portaal biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen (privé) gegevens, zoals een adres, zelf te beheren. Het portaal kent drie soorten rollen voor gebruikers: HR, managers en medewerkers.

• De HR-rol is alleen voor het HR-personeel. Zij hebben toegang tot alle gegevens van medewerkers.
• Managers kunnen een beperkt deel van de gegevens van hun teamleden bekijken en bepaalde werk-gerelateerde wijzigingen doorvoeren, zoals afdelingswisselingen.
• Medewerkers kunnen alleen hun eigen informatie inzien en (selectief) aanpassen in het HR-portaal.

Bij wijzigingen door medewerkers ontvangt het HR-team ook een notificatie. Hierin staat duidelijk wie welke verandering heeft doorgevoerd. Met deze self-service functionaliteit is bovendien nog veel meer mogelijk. Medewerkers zouden bijvoorbeeld hun eigen verlofdagen kunnen invoeren of zelf een vergoeding verzoek kunnen indienen. Hierdoor is er geen onnodig invulwerk meer nodig.

De voordelen van een HR-portaal in Mendix

Een HR-portaal op maat in Mendix helpt fouten te minimaliseren door gegevenscontrole, voorkomt onnodige dubbele invoer van gegevens, verbetert het overzicht van veranderingen en openstaande taken en vergroot efficiëntie doordat medewerkers hun eigen gegevens kunnen bijwerken. Kortom, het geeft krachtige handvatten om HR-werkzaamheden eenvoudig af te handelen.

Overweeg je om een portaal te laten ontwikkelen, of wil je meer weten over de mogelijkheden van een HR-portaal in Mendix? Wij helpen je met advies en denken graag met je mee over jouw specifieke situatie. Neem voor een kennismakingsgesprek contact op met een van onze accountmanagers.

Maak een afspraak

Geschreven door Lynn Gelderblom
Low-Code Consultant