Connex koploper in digitalisering massabalans en duurzaamheids-rapportage

Het Nederlandse bedrijf Connex heeft onlangs een nieuwe maatwerkapplicatie in gebruik genomen ter ondersteuning van de sterk groeiende handel in duurzame grondstoffen voor biobrandstoffen. Connex gebruikt de nieuwe applicatie voor het bijhouden van de massabalans en voor het verwerken van duurzaamheidsdocumenten. E-mergo is al enige tijd IT-partner van Connex en heeft de applicatie ontwikkeld met het low-code platform Mendix. In dit blog legt Senior Consultant Steven Brusse je uit welke waarde de applicatie voor Connex biedt, hoe de applicatie werkt en wat de toekomstplannen voor de applicatie zijn.

Over Connex

Connex verzamelt, transporteert en levert wereldwijd hernieuwbare grondstoffen voor biobrandstof. Zij richten zich op afval en residuen die vallen onder de afval- en veterinaire wetgeving. Beide zijn beproefde ingrediënten voor goede en groene kwaliteit biobrandstof. Door marktkennis en handelsgeest weet Connex de juiste, betrouwbare bronnen van grondstoffen te vinden en deze aan de juiste producent of fabrikant te leveren. Alle zendingen die Connex verzamelt, verplaatst en aflevert zijn duurzaam gecertificeerd. Transparantie in informatie, documentatie en communicatie zijn hierbij essentieel. Connex kent de weg in internationaal beleid en wetgeving op het gebied van duurzaamheid en is geaccrediteerd om alle benodigde duurzaamheidsdocumenten aan te leveren aan haar klanten.

Certificeringssysteem

Voor het handelen in biomassa (grondstoffen) en het produceren van biobrandstof gelden bindende duurzaamheidsrichtlijnen zoals de Renewable Energy Directive (RED) van de Europese Commissie. Om invulling te geven aan die richtlijnen zijn er certificeringssystemen ontwikkeld door verschillende stakeholders uit de landbouw, industrie, NGO’s en handelaren. Connex is aangesloten bij het certificeringsysteem ISCC. Met behulp van certificering kunnen bedrijven in de waardeketen aantonen dat hun biomassa, biobrandstoffen en andere van biomassa gemaakte producten duurzaam zijn.

Voor Connex betekent dit dat zij voor elke levering duurzaamheidsdocumentatie ontvangen van de leveranciers inclusief een bewijs van oorsprong. Daarnaast wil Connex aan haar klanten vergelijkbare documenten met duurzaamheidsinformatie aanleveren voor elke zending. Voor het behalen en behouden van certificering wordt er jaarlijks een audit uitgevoerd. Bij deze audit wordt er gecontroleerd of Connex zich aan de richtlijnen houdt op het gebied van uitstootreductie van broeikasgas, natuurbescherming, duurzaam landgebruik, en andere zaken. Daarnaast wordt tijdens de audit de massabalans geverifieerd. Wat dat precies is lees je in de volgende paragraaf.

Massabalans

Bedrijven dienen volgens de normen van ISCC en RED een balanceringssysteem te gebruiken om biobrandstoffen en grondstoffen door de gehele keten terug te kunnen traceren. Dit systeem wordt massabalans genoemd. De massabalans is een administratie waarin de ingaande en uitgaande goederenstromen worden bijgehouden. Bij elke vorm van mutatie in de massabalans moet worden vastgelegd wie de leverancier is, wat de oorsprong van de goederen is, wat voor type product het is en welke emissies er zijn uitgestoten bij de productie, verwerking, en transport van de goederen.

Uitdagingen

Connex is een relatief jong bedrijf dat snel groeit. Door een sterke toename van handelsvolumes en aantal zendingen neemt ook het aantal documenten toe dat Connex verwerkt. Het administreren van de informatie in die documenten en het genereren van documenten voor klanten werd gedaan met behulp van Excel en Word. Dit kostte steeds meer tijd en de kans op fouten nam toe. Door het gebruik van Excel voor de administratie werd het steeds lastiger om te voldoen aan de eisen vanuit de certificeringsinstellingen omtrent traceerbaarheid, waardoor Connex bij de jaarlijkse audit mogelijk in de problemen zou kunnen komen. Deze uitdagingen hebben ertoe geleid dat Connex op zoek is gegaan naar een vooruitstrevende en toekomstvaste maatwerkoplossing met Mendix.

Doel van de applicatie

Voordat er een start is gemaakt met de ontwikkeling van de applicatie hebben we in een app-in-a-day sessie samen met Connex de scope van een eerste versie gedefinieerd. Hierin zijn een vijftal doelen vastgesteld:

1. Administratie van de massabalans
2. Registratie van leverancierscertificaten
3. Verwerking van documenten
4. Traceerbaarheid via audit trail
5. Rapportage over duurzaamheidsinformatie

Het resultaat

Met de nieuwe applicatie kan Connex alle relevante informatie van inkomende en uitgaande zendingen registreren in een administratie (de massabalans). De applicatie heeft een directe koppeling met het datawarehouse, zodat de voorraadmutaties als gevolg van in -en verkopen automatisch worden geïmporteerd. Deze gegevens komen oorspronkelijk uit Business Central (het ERP-systeem van Connex).

Informatie vastleggen

In de applicatie kan aanvullende duurzaamheidsinformatie over de voorraadmutaties vastgelegd worden, waaronder de oorsprong van de goederen, het soort product en de emissies voor de productie en het transport. Die informatie wordt door de leveranciers via email aangeleverd in PDF-documenten. De documenten worden door de applicatie automatisch ingelezen uit een mailbox van Connex, waarna ze binnen de applicatie kunnen bekeken en de informatie uit de documenten kan worden verwerkt.

Gebruikersinterface

De gebruikersinterface is geoptimaliseerd voor pc’s met grote schermen, zodat het bekijken van documenten en het verwerken van de informatie uit de documenten binnen één scherm kan plaatsvinden.

Registreren van leverancierscertificaten

De applicatie biedt de mogelijkheid tot het registreren van leverancierscertificaten. Bij de registratie van een certificaat moet de looptijd ingevuld worden en er gespecificeerd worden voor welke producten een leverancier gecertificeerd is. Tijdens het verwerken van documenten, die door leveranciers wordt aangeleverd, controleert de applicatie op de aanwezigheid en de geldigheid van die certificaten. Op deze manier zorgt de applicatie ervoor dat elke zending voldoet aan de opgelegde duurzaamheidseisen.

Aanmaken duurzaamheidsdocumenten

Voor alle uitgaande zendingen maakt Connex duurzaamheidsdocumenten aan om naar haar klanten te sturen. Ook hiervoor wordt de applicatie gebruikt. Op basis van de informatie, die in de applicatie is vastgelegd, worden er automatisch PDF-documenten gegenereerd. Alle documenten, zowel inkomend als uitgaand, worden door de applicatie geüpload naar SharePoint.

Audit trail

Elke handeling in de applicatie, of het nu een mutatie in de massabalans is of een document dat wordt gegenereerd, wordt automatisch bijgehouden in een audit trail, zodat eenvoudig kan worden achterhaald wie een wijziging heeft uitgevoerd en wanneer dat is gedaan. Op het moment dat een wijziging in de applicatie wordt uitgevoerd, kan de gebruiker commentaar invullen als toelichting op de wijzigingen. Het commentaar is ook terug te zien in de audit trail. Dit is met name van belang wanneer er correcties worden doorgevoerd in de massabalans, bijvoorbeeld als een document achteraf fouten blijkt te bevatten en er een nieuw document wordt opgestuurd door een leverancier.

Datawarehouse

Alle duurzaamheidsgegevens, die in de applicatie zijn vastgelegd, worden automatisch overgehaald naar het datawarehouse, zodat de data met Power BI in de vorm van dashboards en operationele rapportages kan worden geraadpleegd.

Toekomstplannen

De Mendix-applicatie is in eerste instantie ontwikkeld voor medewerkers van Connex. De eerste versie van de applicatie is in oktober in gebruik genomen. Deze versie is ontwikkeld als een Minimal Viable Product (MVP), wat wil zeggen dat de applicatie nog niet klaar is. Connex denkt al na over doorontwikkeling van de applicatie om het verwerken van documenten verder te automatiseren.

Om dat te bereiken onderzoeken we of de informatie in de ontvangen PDF-documenten automatisch door Mendix kan worden verwerkt met behulp van OCR (Optical Character Recognition) en AI. Connex heeft daarnaast plannen om op termijn nieuwe gebruikersrollen toe te voegen aan de applicatie, zodat externe gebruikers (leveranciers en klanten) toegang krijgen tot de informatie in de applicatie. Dit zou ertoe kunnen leiden dat de uitwisseling van documenten via email helemaal overbodig wordt.

Waarom Mendix?

Een belangrijke eigenschap van low-code tools, en Mendix in het bijzonder, is de mogelijkheid om integraties met externe systemen te realiseren. De openheid van het Mendix-platform en de flexibiliteit die Mendix biedt om integraties te bouwen zijn doorslaggevend geweest om voor Mendix te kiezen. De applicatie heeft de volgende integraties:

• Voor het inloggen in de applicatie is een koppeling met Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) gerealiseerd. Gebruikers kunnen zich daardoor aanmelden in de applicatie met hun Microsoft-account.
• Inkoop -en verkooporders worden automatisch geïmporteerd uit het datawarehouse. Hiervoor is een directe databaseconnectie gerealiseerd met een SQL Server database in Microsoft Azure.
• Emails met PDF-bijlages worden automatisch ingelezen in de applicatie uit een shared mailbox in Microsoft 365.
• PDF-documenten, die in de applicatie zijn gecreëerd, worden automatisch geüpload naar een SharePoint site in de Azure-tenant van Connex.
• Datasets, die in de applicatie aanwezig zijn, worden door Mendix via een API als OData-endpoints gepubliceerd. Deze datasets worden door TimeXtender ingelezen om de data te importeren in het datawarehouse.

Deze integraties zorgen ervoor dat allerlei handmatige handelingen tot het verleden behoren, waardoor menselijke fouten worden voorkomen en tegelijkertijd veel tijd wordt bespaard bij het verwerken van duurzaamheidsdocumenten.

Geschreven door Steven Samuels Brusse
Senior Consultant