Data-driven tips: het verminderen van procesafwijkingen

In de huidige arbeidsmarkt dwingt het personeelstekort veel bedrijven om meer te doen met minder manuren. Maar hoe bereik je dit? Het verminderen van procesafwijkingen is een van de impactvolste manieren om je bedrijf efficiënter te maken. Data Strategy Leader Louis de Roo legt aan je uit waarom dit zo is in het tweede blog over de data-driven tips voor 2023 .

Operationele processen

Je operationele processen zijn de levensaders van je bedrijf. Hier maak je je product, verkoop je je waren of beheer je je voorraad. Grote kans dat je goed hebt nagedacht hoe je deze processen zo efficiënt en rendabel mogelijk kunt uitvoeren, met het beste resultaat voor je klant en voor je bedrijf. In de on-boarding van nieuwe medewerkers leg je ze uit hoe je verwacht dat ze volgens deze processen werken, en misschien voer je zelfs controles en audits uit om je te verzekeren van de opvolging ervan. So far, so good…. Of niet?

Op elke regel is een uitzondering, en voor elk proces is een workaround. In veel operationele processen ontstaan workarounds omdat het proces niet voorziet in bepaalde behoeften van de uitvoerders. Door te veel administratieve last, omslachtige regels of een slechte aansluiting op de praktijksituatie ontstaan zogenaamde ‘olifantenpaadjes’ die de gebruiker een snellere route bieden naar het bereiken van het gewenste resultaat, waarbij één of meer processtappen worden overgeslagen. In andere gevallen worden de uitzonderingen op je proces juist gecreëerd als complicatie – omdat je proces niet voorziet in bepaalde behoeften, of je gebruiker niet in staat stelt het gewenste resultaat te bereiken. Hierbij spreken we van een omleiding.

Nieuwe route

Natuurlijk wil je eigenlijk het liefst dat je oorspronkelijke proces gevolgd wordt, want dat was immers de meest efficiënte route. Maar voordat je deze workarounds nu te vuur en te zwaard gaat bestrijden is het goed te bedenken dat de praktijk weerbarstig is, en dat de meeste van je medewerkers doorgaans niet zitten te wachten op oplossingen die hun het werk moeilijker maken. Er is misschien wel een reden voor je workarounds!

Voordat je je medewerkers aanspreekt op hun lakse gedrag is het daarom goed om eens te bekijken of ze misschien niet een slimmere oplossing gevonden hebben. Wie in de praktijk dagelijks geconfronteerd wordt met bepaalde problemen ontwikkelt uiteindelijk een eigen manier om met die problemen om te gaan, en misschien is die nieuwe route met de kennis van nu eigenlijk wel efficiënter dan het oorspronkelijke proces. In dat geval is het verstandig om de nieuwe route zo snel mogelijk te omarmen als nieuwe standaard, en deze innovatie toe te juichen. Door het nieuwe proces te bevorderen ben je hiermee op organische wijze efficiënter geworden.

Niet elke afwijking is een verbetering

Helaas is natuurlijk niet elke afwijking ook daadwerkelijk een verbetering. In veel gevallen zie je dat workarounds op je proces eigenlijk het proces minder efficiënt of rendabel maken. Hierbij is het belangrijk je te realiseren dat je vermoedelijk hier zelf de veroorzaker van bent. Want op welke KPI’s stuur je je medewerkers aan? Op basis van welke cijfers worden ze beoordeeld en gewaardeerd? Grote kans dat ergens in je aansturing een van de doelen die je medewerkers moeten behalen de veroorzaker is van een omleiding in je proces. Want als het optimale proces niet bijdraagt aan het verhogen van die ene belangrijke score voor je medewerkers zoeken ze een manier waarop dat wel gebeurt.

Een andere belangrijke oorzaak voor afwijkingen in je proces kan ook liggen in de ervaren zinvolheid van bepaalde stappen. Niemand houdt ervan om zinloos werk te doen, en de processtappen die voor de gebruiker geen duidelijke waarde vertegenwoordigen worden vaak als eerste overgeslagen. Vind je die stappen toch belangrijk? Overweeg dan eens om ze te automatiseren met een simpele low-code applicatie. Door een klein stukje functionaliteit toe te voegen neem je makkelijk een boel frustratie weg, en krijg je toch het gewenste resultaat zonder dit constant na te moeten jagen.

Duidelijk beeld

Het is dus zaak om niet alleen goed naar je processen te kijken, maar ook een duidelijk beeld te hebben bij de stuurmiddelen die je toepast om je organisatie richting te geven. In een ideale situatie heb je daarom niet alleen de juiste KPI’s in gebruik, maar weet je ook hoe en waar die aansluiten op je proces, en hoe je systeemlandschap dit ondersteunt. Door regelmatig te bekijken of je proces nog aansluit op de behoeften van je organisatie zorg je zo voor een constante optimalisering, en, nog belangrijker: je maakt gebruik van de praktische ervaring van je medewerkers om je processen te verbeteren.

Een duidelijk beeld hebben van je daadwerkelijke processen is dus essentieel om je organisatie te kunnen sturen en optimaliseren. Maar dat kan – afhankelijk van de grootte van je organisatie – een behoorlijk complexe opdracht worden. Zeker als je bedenkt dat je niet alleen je processen in beeld zou willen hebben, maar ook de uitzonderingen daarop. Over de toepassing van slimme software om je hierbij te helpen vertellen we je binnenkort graag wat meer.

Geschreven door Louis de Roo
Data Strategy Leader
E-mergo