Data-driven tips: nauwkeurigheid

Op nummer vier van de data-driven tips voor 2023 staat nauwkeurigheid. In dit blog vertelt Data Strategy Leader Louis de Roo je meer over hoe de nauwkeurigheid van je data er uiteindelijk voor zorgt dat je betere beslissingen kunt maken.

Hoe nauwkeuriger je data, hoe beter je voorspelling, toch?

Wie begint met datagedreven werken heeft in veel gevallen de uitdaging om over te schakelen van beslissingen op gevoel naar beslissingen gedreven door data. En daar begint de discussie: want wanneer is de data goed genoeg om beslissingen op te baseren? Hoe nauwkeuriger je data, hoe beter je voorspelling, toch?

Niet noodzakelijkerwijs. Want de enige echt nauwkeurige data is data achteraf. Die is natuurlijk best nuttig om je beslissingen achteraf te evalueren en te leren voor de toekomst, maar je beslissingen baseer je toch het liefst op data die daadwerkelijk vooruit kijkt.

Omdat de toekomst zich lastig laat voorspellen zijn prognoses over die toekomst eigenlijk per definitie onnauwkeurig. En dat is waar veel managers wat zenuwachtig worden; want wat als de voorspelling dan niet klopt? Of beter had gekund? Wat als achteraf die beslissing een verkeerde blijkt te zijn geweest?

Data als navigatiehulp

Laten we eerst even diep ademhalen, en ons realiseren dat een beslissing op gevoel nog altijd slechter onderbouwd is dan een beslissing op basis van onnauwkeurige data. En dat het – uiteraard – verstandig is om de impact van je beslissing af te stemmen op de nauwkeurigheid van je data. Is je data niet al te betrouwbaar, wees dan wat terughoudend met het nemen van heel drastische beslissingen voor de toekomst van je organisatie. Zie data over de toekomst als navigatiehulp, niet als sluitende voorspelling.

KPI’s

Over het nut van de juiste KPI’s om je te helpen bij het navigeren schreven we al eerder. Maar hoe raken we weg bij die constante neiging om KPI’s alleen als beoordeling achteraf te beschouwen?

Wie zijn organisatie wil sturen met data, zal op zoek moeten naar de KPI’s die beslissingen mogelijk maken. En om die te vinden is het belangrijk je bedrijfsprocessen te kennen, en te begrijpen wáár in die processen de essentiële beslissingen plaatshebben. Het vervelende is dat de meeste bedrijfsprocessen de neiging hebben snel erg complex te worden, en dat met name het aantal uitzonderingen op het basisproces al snel onhandelbaar wordt. Op zoek naar de juiste beslissingsmomenten in je proces zie je al snel door de bomen het bos niet meer, en lijkt het makkelijker het proces dan toch maar achteraf te bekijken en met een ‘lagging’ -KPI te beoordelen.

Het is juist die complexiteit die de meerwaarde van datagedreven beslissen zo groot maakt. Want door op de juiste punten kleine beslissingen op data te baseren voer je tientallen of zelfs honderden kleine procesoptimalisaties uit. Wat zich natuurlijk weer vertaalt naar een verhoogde efficiëntie, meer winst of hogere klanttevredenheid.

Process mining

Prachtige droombeelden, maar gelukkig verre van onbereikbaar. Waar vroeger het in detail in kaart brengen van een proces een wekenlange klus voor een business analist was, is het met moderne process mining software een kwestie van enkele minuten om je proces, en alle afwijkingen daarvan, helder en overzichtelijk in beeld te brengen. Sterker nog: het is met die analyse in de hand een koud kunstje om de impact van je procesbeslissingen te kunnen inschatten. Blijven je orders dagen hangen op een handmatige transportprijs? Of betaal je sommige facturen dubbel doordat ze in twee categorieën worden ingeboekt? Onregelmatigheden in je proces zichtbaar maken is de eerste stap naar het verbeteren van de beslissingen op basis van data – en naar het optimaliseren van je proces!

Het kennen van je processtappen en de eigenaardigheden ervan stelt je in staat om te bedenken binnen welke bandbreedte bepaalde cijfers moeten liggen om het proces optimaal te laten functioneren. En bij welke afwijkingen je de beslissing wilt heroverwegen.

Het in beeld brengen van die afwijkingen is je eerste set ‘leading’ KPI’s: onnauwkeurig, maar dichter bij de beslissing. Waardoor je achteraf met je ‘lagging’ KPI’s dan wél nauwkeurig kunt vaststellen dat je de best mogelijke beslissing hebt gemaakt.

Geschreven door Louis de Roo
Data Strategy Leader
E-mergo