De E-mergo Academy: van Excel naar low-code

Veel processen beginnen klein maar worden al snel te groot voor simpelweg een ‘Excelletje’. Dit was ook het geval bij de E-mergo Academy, de oplossing was low-code. Onze Manager Academy Onno van Knotsenburg vertelt je meer over de ontwikkeling van de Academy app.

Dat je het even oplost met een Excelletje. Herken je dat?

Er is een nieuw proces binnen je bedrijf. Het begint klein, maar al snel ontstaan er behoeftes om lijstjes bij te houden, statussen, acties. Wie moet wat, wanneer en hoever waren we daar ook alweer mee? Met een beetje rommelen in Excel is die uitdaging opgelost. Ja, die magische tool waar alle simpele oplossingen snel in gerealiseerd kunnen worden. Excel. Wat fantastisch, toch?

Voor veel kleine dingen is Excel een prima oplossing. Voor dingen die klein blijven, is daar niets mis mee; daar ga je geen software voor optuigen.Het gaat op een gegeven moment mis als dat kleine procesje en dat Excel-bestand groeit. De eerste tijd gaat dat natuurlijk goed, maar er komt een moment dat Excel wel een heel belangrijke rol begint te krijgen en ook heel erg groot wordt. Dan komt het kantelpunt.

Die knutselaar die dat ding gemaakt heeft wordt ziek of gaat uit dienst. Een eeuwigheid naar een laadscherm kijken wordt irritant. Je moet er steeds vaker tegelijk in werken en die collega doet dingen natuurlijk net even anders. Of het bestand raakt botweg corrupt. En dan zijn er natuurlijk nog acties omheen. Je moet op punt X een mailtje sturen, bij Y informatie verzamelen en bij Z nog dat ene dingetje wat vaak onder op de stapel verdwijnt. A fin, je kent het wel.

Vervangen met een app

Vaak is er bewust of onbewust voor gekozen dat dit dan maar is zoals het is. Het is toch veel te duur om hier software voor te schrijven, want dat kost minimaal vele tonnen en voor die paar uurtjes werk die het je uit handen neemt. Toch? Of we doen het gewoon zo want zo doen we het al jaren en we hebben het er de volgende meeting nog wel over maar nu eerst even…

Toch? Of toch niet? Als ik je nu vertel dat er een tussenvorm is. Een relatief eenvoudige manier om die Excel uit te faseren en te vervangen door een stuk software. Een App? Iets wat niet een jaar ontwikkeltijd kost en ook geen tonnen voor een simpel formuliertje (en ook X, Y en Z kan en dat waar Karel of Marie iedere keer zo veel tijd aan kwijt zijn). Iets wat je veel werk bespaart (want eigenlijk waren het meer dan een paar uurtjes).

De E-mergo Academy

Te wazig verhaal? Te abstract? Laat ik je mijn eigen situatie vertellen: Toen ik bij E-mergo begon, ben ik trainingen blijven geven en ben ik deze ook gaan inplannen. Het procesje was geboren!

Die eerste jaren ging het om een handjevol trainingen en deelnemers en ik als trainer. En die enkele deelnemer die een notenallergie heeft, dat schrijf je wel ergens op. Het werden steeds meer trainingen, deelnemers, trainers, maar niets waar Excel geen raad mee weet. En steeds komen er dingetjes bij.

‘Kun je registreren wie er geweest zijn?’ We zetten vinkjes. ‘Lunch besteld?’ Nog een vinkje. ‘Kun je voor een certificaat van aanwezigheid mailen (maar check eerst even…)?’ Tuurlijk. ‘Misschien moeten we iets met kwaliteitscontrole?’ ‘Kan je die agenda ook met die en die delen?’ ‘En op de website?’ Etc.

En dan word je ziek. COVID. En ik was er niet een die na drie weken snotneus weer helemaal de oude was. Gelukkig collega’s die veel uit handen namen. Maar ook dingen die bleven liggen. En ze deden het natuurlijk net even anders. En schreven het ergens anders op.

Low-code

De oplossing? Low-code. Ik moest mezelf ook even op mijn achterhoofd krabben. Low? Betekent dat beperkte functionaliteit? Code? Gaan we iets van de grond af optuigen? En als het dan eindelijk af is heb ik weer een extra tool waar ik een stukje van mijn werk in kan doen? Ja, Low-code is de oplossing.

Binnen enkele weken was er een eerste versie van een app waar ik trainingen in kon plannen en deelnemers inschrijven en waar trainers aanwezigheid konden vlaggen. Bij een volgende versie konden deelnemers zichzelf inschrijven. Weer een versie verder kreeg ik e-mails bij inschrijvingen en werden trainers eraan herinnerd om hun aanwezigheid te vlaggen. Deelnemers krijgen ondertussen ook automatisch een evaluatiemail. En deelnemers kunnen ook hun voedselallergieën laten weten en deelnamecertificaten downloaden én is de historie uit die Excel geïmporteerd.

De Academy App

Eenvoudiger

De app heeft mijn werk eenvoudiger gemaakt en zorgt ervoor dat ik steeds minder met administratie bezig ben en steeds meer tijd heb voor een doorgroeiende Academy. Maar er is meer. Niet alleen voor mij zijn dingen eenvoudiger, ook voor andere betrokken zoals deelnemers maar ook onze HR en financiële administratie.

Waar we al jaren trainingsprogramma’s aanbieden, zijn deze nu ook voor deelnemers en accountmanagers inzichtelijk in de vorm van leerpaden. Deelnemers kunnen nu eenvoudig zien welke trainingen ze in het verleden gedaan hebben en nog zouden kunnen volgen om een leerpad af te ronden. Ook kunnen ze gelijk zien wanneer die gepland zijn en zich inschrijven of mij om meer informatie vragen.

De leerpaden binnen de Academy App

Data centraal opgeslagen

Daarnaast is de data nu eenvoudig en centraal opgeslagen. Waar HR en Finance eerst afhankelijk waren van wanneer ik tijd had om een overzichtje te maken, prikken we nu met onze BI-software in op de database achter de app en staat er een dashboard waar HR zo de voortgang van interne leerprogramma’s kunnen volgen of Finance kan zien welke klant aanwezig was.

Die Excel? Ja, hij is er nog wel. Archief. “Voor het geval we toch blijken iets vergeten te zijn”. Maar eigenlijk doe ik er al weken niets meer mee. Nu staat alles in de Academy App. En mis ik iets? Dan is er binnen korte tijd extra functionaliteit te realiseren.

Geschreven door Onno van Knotsenburg,
Manager Academy bij E-mergo