Dit is waarom je KPI’s falen
Elk bedrijf gebruikt Key Performance Indicators (KPI’s). Of, beter gezegd: elke organisatie heeft een paar cijfers waarvan ze weten dat die belangrijk zijn om te volgen en op te sturen. KPI’s zijn de belangrijkste metingen in een organisatie en geven je in één oogopslag een overzicht van hoe de zaken ervoor staan. Toch lukt het veel bedrijven niet om met die KPI’s datagedreven te werken, of hun organisatie mee te krijgen in het werken met KPI’s. Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. De voornaamste hiervan zetten we hieronder op een rijtje.
#1 Je hebt geen doel
Ok goed, waarschijnlijk heb je wel een doel. Maar je hebt niet bepaald welke KPI aan kan geven of je dat doel ook behaalt. Of, andersom geredeneerd, hoe je KPI bijdraagt aan het behalen van het doel. Heeft je bedrijf doelstellingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau? Of op lange, middellange en korte termijn? Dan is het bij het vaststellen van die doelstellingen een goed idee om te bedenken hoe je gaat meten hoe ver je bent in het behalen ervan. Een KPI zonder doel is geen KEY Performance Indicator.
#2 Je meet wat je al weet
Een populaire misvatting is dat KPI’s er zijn om alle aspecten van je bedrijfsvoering te monitoren. Alle processen, alle afdelingen, alle gebieden. Want alle stappen zijn belangrijk, toch? Ongetwijfeld. Maar van sommige processen weet je ook zonder er naar te kijken dat ze goed lopen. Of ze veranderen zo zelden van uitkomst dat het geen zin heeft ze dagelijks bij iedereen onder de neus te duwen. Bijvoorbeeld: medewerkerstevredenheid is essentieel voor een goed lopende organisatie. Maar als je die slechts één keer per jaar meet, is het niet erg relevant om in je wekelijkse dashboard het medewerkerstevredenheidscijfer te laten zien.
#3 Je meet te veel
Er bestaat in veel bedrijven nogal wat verwarring tussen het hebben van overzicht en het verkrijgen van inzicht. Veel managers voelen zich comfortabel bij brede rapportages met alle aspecten van bedrijf of afdeling netjes naast elkaar, regel voor regel. Dit soort overzichtsrapportages geeft inderdaad een totaaloverzicht. Maar overzicht is iets anders dan inzicht. Die lange lijst vertelt je niet wáár je naar moet kijken. En waarom verdoe je je tijd überhaupt met kijken naar informatie waar je niets aan gaat doen? Een goede KPI vertelt je wanneer het tijd is voor actie; en waar dat moet gebeuren.
#4 Iedereen is niemand
Prachtig, KPI’s voor het hele bedrijf. Het management houdt ervan om alles netjes organisatiebreed in beeld te hebben. Maar voor een medewerker op een individuele afdeling, of in een individuele vestiging zegt zo’n KPI niets. Net als doelstellingen kennen ook KPI’s een hiërarchie en net zoals in je organisatie dragen de KPI’s van de individuele afdelingen en vestigingen bij aan de KPI’s van het hele bedrijf. Zo’n KPI-cascade zorgt ervoor dat je de relevantie van je KPI’s terug kunt brengen naar degenen die bij moeten dragen aan de resultaten.
#5 Je bent vastgeroest
We schreven al dat KPI’s relevant moeten zijn en blijven. Dat betekent ook dat je regelmatig evalueert of de KPI’s die je bijhoudt nog de juiste zijn. Want waar de doelstellingen voor je organisatie regelmatig veranderen horen je KPI’s dat ook te doen. Met het formuleren van nieuwe doelen voor het volgende boekjaar of de nieuwe strategische koers komt het moment te bekijken of je KPI’s hier nog bij aansluiten. En dus te stoppen met focussen op de KPI’s die niet meer bijdragen aan je doelen – al zijn ze misschien nog best nuttig!
#6 Je kunt er niets aan doen
Nee, echt. Of tenminste: als je er iets aan doet is dat niet te zien. Veel KPI’s worden cumulatief gemeten over een boekjaar. En alhoewel dat best nuttig is om aan het eind van het jaar te zien waar je staat, geeft het je weinig mogelijkheid de effecten van je acties te evalueren. Een goede KPI meet in dezelfde tijdschaal als het proces wat hij beoogt te meten. Heb je een wekelijks operationeel proces? Dan geeft je KPI de resultaten weer op weekbasis. Zo voorkom je dat de aandacht gedurende het jaar verslapt omdat de cijfers niet meer veranderen door kleine verbeteringen.
#7 Je bent niet uniek
Natuurlijk ben je dat wel. En je organisatie ook! Maar waarom meet je dan hetzelfde als iedereen? In elke managementcursus krijg je de standaardmetingen aangeleerd waardoor je weet of het goed gaat met je bedrijf. En de bijbehorende KPI’s. En als je die KPI’s aanhoudt kom je waarschijnlijk al een heel eind. Maar je mist je eigen inbreng. Want waarom ben je ooit met dit bedrijf begonnen? Wat maakt jouw bedrijf uniek? Die onderscheidende factor is wat jouw aanbod moet onderscheiden van de rest van de markt. Meet je ook of je dat doet?
Data is overal. Juist daarom is het belangrijk om duidelijke keuzes te maken in welke data nu echt van waarde is voor jouw processen, doelstellingen en visie. Met de juiste data en de juiste KPI’s weet je echt waar je staat – en waar je naartoe stuurt!
Aan de slag met je KPI’s?
Denk je na het lezen van dit blog dat je KPI’s weer eens onder de loep moeten worden gehouden? Wij kunnen je hierbij helpen. Denk bijvoorbeeld aan een uitgebreide KPI Workshop. Wil je nu gelijk al ontdekken hoe je je KPI’s kunt verbeteren? Neem dan eens een kijkje naar ons on-demand webinar ‘The KPI Trap’.
Geschreven door Louis de Roo
Data Strategy Leader
E-mergo
