Waarom een ERP systeem niet genoeg is voor je Planning&Control Cyclus
Als iemand die al jaren werkzaam is in de financiën weet Chris Stam, in het verleden controller geweest bij verschillende grote projectorganisaties, als geen ander hoe hij budgetten, liquiditeitsprognoses en scenarioanalyses maakt. Na al die jaren had Chris het gevoel dat dit op een snellere en betrouwbaardere manier moest kunnen. Immers, al die jaren deed hij dit op dezelfde manier in Excel. Daarom ging hij samen met E-mergo op zoek naar een oplossing voor de planning & control cyclus. Wij merkten op dat er 3 situaties kunnen voorkomen: de ERP only situatie, de situatie met Excel en de situatie met Corporate Planner.
Chris Stam is (groeps)controller geweest van bedrijven als SITA, AM en VolkerWessels. Elk van deze bedrijven beschikte uiteraard over een prachtig ERP systeem waarin allerlei processen werden vastgelegd. De rapportage vond echter in alle gevallen plaats in Microsoft Excel. Iets waarvan hij vindt dat het beter moet kunnen.
E-mergo en Chris Stam zijn met elkaar in contact gekomen tijdens de implementatie van QlikView bij VolkerWessels. Toentertijd was Chris daar groepscontroller voor de projectontwikkelingsactiviteiten. Sindsdien hebben E-mergo en Chris Stam hun kennis van Business Intelligence en Planning & control cyclus voor finance gebundeld voor verschillende projecten.
Waarom finance professionals het niet redden met ERP
In financiën ligt de focus op verslaggeving van de werkelijkheid en het maken van prognoses voor de toekomst. Een ERP systeem voorziet in de meeste aspecten van verslaggeving. Er zijn echter een aantal dingen waar veel financiële professionals tegen aan lopen bij het gebruik van enkel een ERP systeem(de ‘ERP only situatie’). De standaard rapportage van zo’n systeem is hierbij het grootste probleem. Hierin worden een aantal belangrijke elementen meegenomen; echter verschilt het management van elk bedrijf en daarmee verschilt ook wat zij in een rapport verwachten. Deze aanpasbaarheid is niet iets waar een ERP systeem in voorziet. Een tweede issue waarin zo’n systeem tekort schiet is het gebrek aan analyse-en prognosemogelijkheden.
ERP only situatie
- Budgettering
- Standaard rapportages
- Liquiditeitsprognoses en –planning
- Prognoses
- Scenario-analyses
- Diepgaande analyses
- Consolidatie
De situatie met Excel
Dit zijn de voornaamste redenen dat finance professionals de stap naar Excel maken. Hierin is het voor financiële medewerkers mogelijk om het rapport geheel naar wens in te richten. Veel financiële rapporten komen zo in Excel terecht terwijl dit eigenlijk een tijdrovende en foutgevoelige manier is om de financiële situatie van een bedrijf in kaart te brengen. Chris Stam: “Excel is gebruikersvriendelijker dan het ERP systeem en ook een stuk laagdrempeliger. Financial controllers zijn er bekend mee en blijven het daarom gebruiken, ook al kan het op een snellere en betrouwbaardere manier”. Iedereen kent wel de gebruikelijke nadelen van Excel. Deze hebben vooral te maken met de bewerkelijkheid en foutgevoeligheid van het programma. Het handmatig invoeren en bijhouden van een model om bijvoorbeeld een liquiditeitsprognose te maken is hier een perfect voorbeeld van. Daarnaast is het ook erg moeilijk om bevindingen te delen met anderen doordat iedereen op een geheel eigen manier een model maakt in Excel. Dit noemen wij de ‘ERP & Excel situatie’.
ERP & Excel situatie
- Budgettering
- Rapportages
- Tijdrovende liquiditeitsprognoses en –planning
- Foutgevoelige prognoses
- Bewerkelijk en handmatig
- Slechte deelbaarheid
De situatie met Corporate Planner
Gelukkig kan het ook anders; E-mergo is sinds kort partner van Corporate Planning AG, leverancier van de software Corporate Planner. Hiermee wordt het managen van alle data rondom de planning & control cyclus een stuk makkelijker. Gerealiseerde cijfers importeer je makkelijk vanuit je ERP systeem. Daarna kan je met Corporate Planner onder andere trendanalyses, budgetplanning, portfolioanalyse, liquiditeitsprognoses(cashflow), en scenarioanalyses maken. Deze worden automatisch gekoppeld aan de winst-en verliesbalans.
Liquiditeitsprognoses
Het maken van een liquiditeitsprognoses(cashflow) in Corporate Planner kost je ongeveer de helft van de tijd dan het zou kosten in Excel. Het is een stuk eenvoudiger omdat er automatisch gekoppeld wordt aan de winst-en verliesbalans. In Excel gebeurt dit door handmatige koppelingen met het grootboek te maken d.m.v. complexe modellen. Deze modellen moeten continue onderhouden worden om veranderingen te verwerken. Chris Stam: “Het maken van een liquiditeitsprognose gebeurde in mijn rol als groepscontroller 4 keer per jaar. Hier was ik elke keer 2-3 weken fulltime mee bezig. Met Corporate Planner schat ik in dat dit de helft minder tijd zal gaan kosten. De tijd die hierdoor overblijft is dan inzetbaar om beter te analyseren.”
Scenarioanalyses
Chris Stam: “Stel we halen een project eruit omdat we hiermee stoppen, of we halen een business unit eruit; met behulp van een scenarioanalyse kan je de effecten hiervan snel bekijken”. In Excel houdt een scenarioanalyse in dat je een kopie maakt van je huidige excelbestand waarin je vervolgens allerlei losse gegevens moet aanpassen. Om ze te kunnen vergelijken moet je meerdere exelbestanden naast elkaar openen. In Corporate Planner maak je met een klik op een knop een kopie waar je aanpassingen in maakt(een scenario) die je eenvoudig in hetzelfde scherm als je basisscenario kan vergelijken.
Gebruiksvriendelijk
Naast de verschillende functies van Corporate Planner is de software ook gebruikersvriendelijk. De onderscheidende boomstructuur in de software zorgt ervoor dat de navigatie logisch en gestructureerd is. Dit betekent dat je niet langer te maken krijgt met rommelige en foutgevoelige tabellen. De boomstructuur creëert transparantie en verlost men van de zoektocht tussen data en structuren. Naast de dekstopversie is het ook mogelijk om Corporate Planner via een webbrowser te gebruiken en je planning decentraal te regelen. Ook via de webversie worden wijzigingen automatisch doorgevoerd naar andere bestanden. Met Corporate Planner hoef je dus niet langer een complex model bij te houden of allemaal losse excelbestanden aan te passen.
Corporate Planner situatie
- Budgettering
- Rapportages
- Liquiditeitsprognoses
en –planning - Prognoses
- Scenario-analyses binnen enkele klikken
- Diepgaande analyses
- Consolidatie
In feite wordt een groot deel van het werk door Corporate Planner geautomatiseerd: stukken van rapportages, wijzigingen die automatisch in alle bestanden worden doorgezet, delen van de prognose (zoals koppelingen met de onderliggende planning van projecten, kasstroomoverzicht, en de balans winst -en verliesrekening).
