Hoe maak je een dashboard template?

In de wereld van Business Intelligence (BI) en consultancy is het bouwen van templates voor dashboards voor intern- of klantgebruik cruciaal maar vaak onderschat. Een template is een vooraf gedefinieerd design dat wordt gebruikt voor consistentie van lay-out, visualisaties, kleurengebruik en opmaakinstellingen zoals lettertype, font, grootte etc. die op nieuwe dashboards kunnen worden toegepast. In dit blog beschrijven we 4 stappen die je kunnen helpen bij het ontwikkelen van een eigen template.

Zonder een gestandaardiseerde aanpak hebben ontwikkelaars de vrijheid om hun eigen dashboards te ontwerpen, wat kan leiden tot variatie in dashboard design, visualisaties en zelfs in de manier waarop data wordt geïnterpreteerd en gepresenteerd. Dit kan leiden tot verwarring en misverstanden bij gebruikers. Waardoor het moeilijker wordt om betrouwbare inzichten te verkrijgen en beslissingen te nemen op basis van de data. Bovendien kan het gebrek aan consistentie leiden tot inefficiëntie, verspilling van tijd en middelen, en een grotere kans op fouten omdat elke keer opnieuw het wiel wordt uitgevonden bij het maken van dashboards. Maak dit template o.b.v. dummy data zodat de ontwikkelaars een duidelijk en bruikbaar voorbeeld hebben.

Stap 1: Definieer de user persona

Het definiëren van een user persona voorafgaand aan het bouwen van een template is essentieel. De reden hiervoor is dat je een design ontwerpt voor de specifieke behoeften en doelstellingen van de gebruikers. Dit zorgt voor een betere gebruikerservaring, verhoogt de relevantie en bruikbaarheid van het dashboard, vergroot de acceptatie ervan en maximaliseert uiteindelijk de effectiviteit ervan. Denk na over de volgende punten:

• Definieer een fictieve gebruikersgroep, denk aan leeftijd, opleidingsniveau, datageletterdheid etc.
• Definieer de wensen, behoeften en frustraties van deze gebruikersgroep
• Bedenk wanneer deze gebruikersgroep het dashboard gaat gebruiken

Stap 2: Gebruik het DAR-principe

Bij het bouwen van een template is het DAR-principe een van de belangrijkste richtlijnen. DAR staat voor: Dashboard – Analyse – Rapportage.

De Dashboard pagina biedt een overzicht van alle belangrijke KPI’s, waardoor je in één oogopslag de huidige stand van zaken kunt zien. Dit helpt bij het identificeren van eventuele uitdagingen of successen. Je wilt dat jouw gebruikersgroep kunt sturen o.b.v. de KPI’s. Als je dieper wilt graven en de redenen achter de waardes van de KPI’s wilt begrijpen, biedt de Analyse pagina bijvoorbeeld correlaties, vergelijkingen en outliers. Je kunt er voor kiezen om voor elke KPI en eigen analyse pagina te creëren. Tot slot biedt de Rapportage pagina een gedetailleerde tabel met alle gebruikte measures en dimensies, waardoor je tot op regelniveau details kunt analyseren met behulp van filters.

Daarnaast adviseren we om een informatiepagina toe te voegen als laatste sheet van het template. Hier vind je een overzicht van de KPI-definities, antwoorden op veelgestelde vragen en belangrijke contactgegevens voor de gebruikers. Denk aan de contactgegevens van de BI support afdeling of de business owner van het dashboard.

Stap 3: Kies de juiste visualisaties

Het kiezen van de juiste visualisaties voor in het template is essentieel om inzichten effectief te communiceren. Overweeg welke vragen je wilt beantwoorden en welke conclusies je wilt dat gebruikers trekken.

Hier zijn enkele veelvoorkomende inzichten en de bijbehorende grafieken:

• Vergelijkingen: hierbij vergelijk je verschillende categorieën of variabelen om relatieve verschillen te identificeren. De staafdiagram is het meest geschikt.
• Ontwikkeling over tijd: dit type inzicht richt zich op trends en veranderingen in de tijd. De lijngrafiek is ideaal.
• Relaties: dit type inzicht focust op relaties tussen variabelen. Het spreidingsdiagram is hiervoor geschikt.
• Deel t.o.v. van geheel: hierbij toon je de verhouding tussen verschillende onderdelen ten opzichte van het geheel. Een 100% gestapelde staafdiagram is het meest geschikt.
• Distributies: dit type inzicht analyseert de verdeling van gegroepeerde data en identificeert patronen binnen de dataset. De histogram is ideaal.
• Data: data hoeft niet altijd gevisualiseerd te worden. Soms is de behoefte om een overzicht te creëren van verschillende datapunten. De tabel is hiervoor geschikt.
• Geografisch: dit type inzicht visualiseert geografische patronen en trends. De kaart is ideaal.

Stap 4: Voorkom een cognitieve overload

Cognitieve belasting of terwijl clutter, is een cruciaal aspect bij het ontwerpen van een effectief template. Clutter verwijst naar de hoeveelheid mentale inspanning die nodig is om een taak uit te voeren, zoals het verwerken van informatie of het nemen van beslissingen. We kennen vast allemaal een voorbeeld van een dashboard waarbij je niet precies weet wat je ziet, door alle verschillende en verwarrende elementen op het scherm. Dit veroorzaakt stress en verlaagt efficiëntie bij het nemen van beslissingen. Daarom is het belangrijk om tijdens het bouwen van een dashboard of template rekening te houden met de volgende punten om clutter te voorkomen:

• Leesbaarheid: zorg ervoor dat de informatie gemakkelijk leesbaar is door geschikte lettertypen te kiezen, voldoende witruimte te gebruiken en te voorkomen dat er te veel tekst op één scherm staat of dat de achtergrond te druk is.
• Grafische elementen: gebruik grafische elementen zoals iconen en symbolen om informatie visueel weer te geven en de cognitieve belasting te verminderen. Herkenbare iconen helpen complexe concepten snel te communiceren en verbeteren de gebruikerservaring. Vermijd echter overmatig gebruik om clutter te voorkomen.
• Consistent kleurgebruik: verschillende kleuren roepen verschillende associaties op, dus wees je hiervan bewust. Deze associaties kunnen verschillen per persoon. Neutrale kleuren verminderen de cognitieve belasting en zorgen voor een prettige gebruikerservaring. En maak gebruik van consistente kleuren om verwarring bij de gebruikers te voorkomen.
• Vermijd onnodige visuele elementen: probeer de volgende visuele elementen te vermijden als deze geen toegevoegde waarde hebben aan de visual:
  • Gridlines
  • Datalabels
  • Titels of subtitels op de visual of assen
  • Iconen
  • Bewegende elementen

Het E-mergo template

Voor E-mergo hebben we ook een template ontwikkeld dat duidelijk het DAR-principe laat zien. Op de dashboardpagina kunnen gebruikers zes belangrijke KPI’s analyseren en in één oogopslag zien of deze boven of onder het target liggen, aangegeven door het kleurgebruik. Op deze manier maken we het mogelijk om te sturen op de data. Daarnaast hebben we twee analysepagina’s toegevoegd voor diepgaandere analyses. We hebben bewust gekozen voor neutrale kleuren met enkele opvallende kleuren zoals groen en rood om specifieke punten te benadrukken, zoals prestaties boven of onder het target, en neutrale kleuren om verschillende dimensiewaarden te onderscheiden. Om overbodige visuele elementen te vermijden en de helderheid te behouden, hebben we ervoor gezorgd dat alle visuele elementen consistent zijn toegepast. Een rapportagepagina is toegevoegd, waardoor gebruikers tot het kleinste detailniveau in de data kunnen inzoomen. Tot slot is een informatiepagina opgenomen. Je vindt het E-mergo Template hieronder, je kunt deze bekijken en door de verschillende pagina’s heen klikken!