Hoe werken Power BI Licenties?
Power BI is onlangs nog door Gartner uitgeroepen tot een van de beste BI-tools die op dit moment beschikbaar is. Maar naast alle positieve feedback over het programma van Microsoft zorgt de licentiestructuur toch nog voor enige verwarring. In dit blog leggen we daarom uit welke licenties er allemaal zijn.
Update!
In 2024 is Microsoft Fabric gelanceerd. De Power BI service zal in toenemende mate worden geïntegreerd met deze nieuwe dienst en deze pagina is aangepast met deze nieuwe ontwikkelingen en de actuele Fabric licenties.
Allereerst is het belangrijk om te weten wat de basisonderdelen van Power BI zijn voordat we overgaan naar hoe de licenties werken. Hieronder gegeven we je een beknopte uitleg.
De basis van Power BI
Wanneer we het over Power BI hebben dan hebben we het over verschillende onderdelen, denk hierbij aan software, apps en connectoren.
Power BI Desktop is een gratis toepassing die je op je computer kunt installeren. Wanneer je de software op je computer hebt geïnstalleerd kun je gelijk aan de slag met het maken van rapporten. Hierbij kun je gebruik maken van een tal van databronnen. Deze software wordt dus vooral offline gebruikt op een computer. Je gaat pas gebruik maken van de Power BI-service wanneer je je rapport wilt delen met andere mensen.
De Microsoft Power BI-service (app.powerbi.com), ook wel bekend als Power BI Online, is onderdeel van het SaaS (Software as a Service) aanbod van Power BI. Hierbij wordt de software dus geheel online via de browser gebruikt. De Power BI-service wordt gebruikt voor het delen van rapporten en dashboards. Aanvullend is het mogelijk om rapporten in de service te openen vanaf Power BI mobile (beschikbaar op iOS en Android).
Met Microsoft Fabric heeft Microsoft al zijn data-analytics oplossingen verzameld onder één grote paraplu. Onder deze paraplu vind je verschillende Azure- en Power BI-tools. Waarbij de basis bestaat uit de Power BI service omgeving.
Power BI Licenties
Binnen de Power BI-service wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende licenties: Power BI Desktop, Power BI Pro, Power BI Premium, Power BI Embedded en de Power BI Report Server. Elk van deze licenties brengen verschillende functionaliteiten en kosten met zich mee. Hieronder wordt per licentie uitgelegd wat je er wél en niet mee kan.
Power BI Desktop
De gratis Desktopversie van Power BI wordt uiteraard geleverd met een gratis licentie. Het aanmelden kost weinig tijd en daarna kun je gelijk aan de slag. Je krijgt bij deze gratis licentie 10 GB opslag in de Cloud. Deze opslag kun je gebruiken voor het hosten van Power BI rapporten of Excel werkboeken. Er zit overigens wel een max aan de grootte van de rapporten die je kunt hosten met een gratis licentie, deze is 1GB. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om je rapporten tot 8 keer per dag automatisch te verversen.
De gratis licentie van Power BI heeft ook een aantal beperkingen. De meest voor de hand liggende daarvan is dat je niet de mogelijkheid hebt om je rapporten of dashboards te delen met andere gebruikers. Daarnaast is het ook niet mogelijk om de rapporten of dashboards die gedeeld zijn in te zien. De enige twee manieren om een rapport te delen voor en door gratis gebruikers is het Power BI Desktop-bestand te sturen (als de data is geïmporteerd of de ontvanger toegang heeft tot de brongegevens) of het rapport te publiceren naar het web als embedded report. Dat laatste is een handige functie als je je dashboard of rapport met iedereen op het wereldwijde web wilt delen maar geen veilige optie als het gaat om betrouwbare informatie. Een laatste beperking is dat je met een gratis licentie niet de mogelijkheid hebt om te integreren met Office 365(SharePoint en Teams), rapporten te exporteren naar PowerPoint of om data te exporteren naar CSV’s.
Power BI Pro Per User
Power BI Pro is de volledige versie van Power BI. Wanneer je een Power BI Pro licentie gaat aanschaffen betaal je op dit moment zo’n €9,40 per maand, per gebruiker. Deze licenties kunnen losstaand worden gekocht of in combinatie met een Office 365 pakket. De Office (& Microsoft) 365 E5 licentie is overigens de enige waarbij je een Power BI Pro licentie inclusief krijgt.
Daarnaast heeft de Pro licentie alle opties die de gratis licentie ook heeft: 10 GB opslag, een maximum van 1GB aan rapportgrootte en 8 automatische verversingen van je data. Maar er is 1 groot verschil: Pro gebruikers kunnen hun rapporten en dashboards delen met andere Pro gebruikers, waar gebruikers met een gratis licentie beperkt zijn tot het uploaden en zien van alleen hun eigen inhoud.
Doordat rapporten gedeeld kunnen worden komt met de Pro licentie de mogelijkheid om te integreren met Office 365 en Teams, gezamenlijke werkruimtes te gebruiken en is het mogelijk om je te abonneren op rapporten en dashboards. De Pro licentie is de meest voorkomende licentie en in kleine tot grote bedrijven komt het vaak voor dat elke gebruiker die Power BI wilt gebruiken een Pro-licentie heeft.
Power BI premium Per User
De Premium licentie geeft meer technische mogelijkheden: 48 dagelijkse refreshes, XMLA-endpoints (waarmee data direct uit een datawarehouse gepushed kan worden), mogelijkheden voor incrementele verversing en bepaalde AI-mogelijkheden (Auto-ML, Impact Analysis en Cognitive Services).
Inhoud van gebruikers met een Premium Per User licentie kan gedeeld worden in een Premium Per User werkruimte en dan is de inhoud niet toegankelijk voor gebruikers met een gratis of pro account, tenzij er sprake is van een Premium Capacity van F64 of hoger.
Fabric Premium Capacity
Voor een schaalbare Power BI omgeving voor bedrijven met veel data of medewerkers is de Premium Capacity, waarbij het niet gaat om een licentie per gebruiker maar een bedrijfslicentie. Het biedt daarom ook een speciale capaciteit, ook wel “Premium Workspace”. Simpel gezegd betekent dit dat je een soort gereserveerde container aan ruimte krijgt op de Cloud van Microsoft (Azure) waarin alle online services van Microsoft worden opgeslagen. Dit kan gebruikt worden voor het hosten van grote datasets, van 25 tot wel 400 GB groot. Ook biedt het de mogelijk om in totaal 100 TB aan data op te slaan.
Een functie die je bij de Premium Capacity erbij krijgt is Power BI Report Server. Met Report Server krijg je de mogelijkheid om al je data op een on-premise omgeving te laten staan. Je data blijft dus lokaal en gaat niet naar de Cloud. De report server is vergelijkbaar met wat vroeger SQL Server Reporting Services was, maar gemaakt voor Power BI rapporten en hoewel de cloud service meer mogelijkheden biedt zijn ze even makkelijk in gebruik.
Meer informatie
Power BI Report Server kan je zonder een Premium Capacity ook installeren indien je SQL Enterprise + Software Assurance hebt. Wanneer dit zo is moeten wel alle gebruikers die rapporten delen op de Report Server nog steeds een Power BI Pro licentie hebben (ook wanneer alles on-premise draait) maar gebruikers die enkel rapporten openen hebben die niet nodig.
Een voordeel van de grote Premium Capacities (F64 of hoger) is dat gebruikers geen betaalde licentie meer hoeven te hebben om inhoud te kunnen openen. Eer is echter altijd een Pro of Premium Per User licentie nodig om inhoud te maken en delen, dus wanneer je een Premium Capacity-licentie aanschaft doe je dit altijd in combinatie met Pro-licenties. Waarbij de gebruikers met een Pro-licentie de dashboards en rapporten maken en gebruikers met bijvoorbeeld alleen een Gratis licentie de dashboards en rapporten kunnen bekijken en gebruiken. Voor de Capacities kleiner dan F64 geldt dat gebruikers altijd een Pro licentie moeten hebben om gedeelde inhoud te maken of zien.
Update!
Zie de Microsoft website voor het volledige overzicht van de Fabric Premium Capacities voor alle prijzen, mogelijkheden en beperkingen. Vanaf 1 januari 2025 is het niet meer mogelijk een Power BI Premium Capacity aan te schaffen, enkel een Fabric Capacity.
Power BI Embedded
Een licentie die je niet bij Power BI Premium erbij krijgt is Power BI Embedded. Power BI Embedded is een Micosoft Azure-service waarmee je snel datavisualisaties, rapporten en dashboards in een app kan insluiten. Deze insluiting vindt plaats via een op capaciteit gebaseerd model waarvoor er per uur kosten in rekening worden gebracht. Deze app kan vervolgens worden gedeeld met gebruikers met alleen een gratis licentie. Power BI Embedded wordt ook door ISV’s (Independent Software Vendor) gebruikt om Power BI capacity in een applicatie te bouwen.
Power BI Licenties |
Power BI Desktop |
Power BI Pro |
Power BI Premium |
Kosten |
Gratis | €9,40
Prijs per maand per gebruiker |
€18,70
Prijs per maand per toegewezen reken- en opslagresource in de cloud met jaarabonnement |
Inbegrepen in Microsoft 365 E5 en Office 365 E5 |
 |
 |
|
Licentie per gebruiker |
|
|
|
On-premises rapportage via Power BI Report Server |
|
|
|
Geavanceerde functionaliteiten zoals XMLA-connectiviteit, Iincrementele gegevensvernieuwing en AI-toepassingen |
|
|
|
Brede distributie van inhoud zonder dat voor de gebruikers van de inhoud een Power BI Pro-licentie vereist is |
|
|
|
Maximumgrootte van afzonderlijke gegevensset |
1GB | 1GB | 1GB |
Maximale opslag |
10GB | 10GB | 10GB |
Maximum aantal automatische vernieuwingen per dag |
8 | 8 | 48 |
Rapporten publiceren om ze te delen |
|
|
|
Abonneren op rapporten voor meldingen over wijzigingen |
|
|
|
Brede distributie van inhoud zonder dat voor de gebruikers van de inhoud een Power BI Pro-licentie vereist is |
|
|
|
Toegang via mobiele apparaten |
|
|
|
Cloudservice |
|
|
|
Importeer vanuit Excel, CSV en Power BI Desktop documenten |
|
|
|
Naar het web publiceren |
|
|
|
Naar PowerPoint/CSV exporteren |
|
|
|
Inhoud insluiten in andere interfaces, zoals Teams, SharePoint en andere SaaS-toepassingen |
|
|
|
Aan de slag met data
Nu we het hebben gehad over de verschillende licenties van Power BI is een volgende stap in het proces om aan de slag te gaan met het importeren van data. Daar zijn verschillende manieren voor, een van die manieren is om handmatig zelf je data te importeren via Power BI. Een voordeel van Power BI is dat het over heel veel dataconnectoren beschikt. Je kan dus ook zelf handmatig je data invoeren met bijvoorbeeld alleen een Excel-bestand. Een nadeel hiervan is is dat deze data niet automatisch wordt ververst. Dit zal je als gebruiker dus altijd zelf moeten blijven doen. Op zich is dit geen probleem wanneer jij Power BI alleen persoonlijk gebruikt. Maar zodra je dit bijvoorbeeld voor een organisatie gaat doen krijg je al gauw te maken met heel veel data. En al deze data komt dan ook nog eens uit verschillende datasystemen, dat is dan ook gelijk het punt waarop je dit eigenlijk niet meer handmatig wilt doen.
Normale Power BI architectuur
Haal meer uit Power BI met TimeXtender
Een manier om dat proces te automatiseren is door aan de slag te gaan met TimeXtender. TimeXtender is een Data Management Platform, ook wel een softwareplatform dat wordt gebruikt voor het verzamelen en het beheren van data. Je zou de software als een overkoepelende paraplu kunnen zien, het helpt in het dataproces vanaf het binnenhalen van de data tot aan het visualiseren van de data in Power BI. Wanneer je zelf aan de slag zou gaan met het ontwikkelen en beheren van een data warehouse kost dit vaak veel tijd en geld. Het TimeXtender Data Management Platform zorgt ervoor dat je sneller ontwikkelt omdat het geautomatiseerde (ETL) script genereert en daarnaast ook bespaart op beheer. Op deze manier ontwikkel je gemakkelijk een future proof data warehouse waar elke ontwikkelaar mee aan de slag kan. Wil je hier meer over weten? Schrijf je in voor de live demo op 12 mei!
Waarom Power BI gebruiken in combinatie met TimeXtender?
Power BI is een echte visualisatietool waarmee je je data visualiseert en daar is het goed in. Maar er zijn helaas beperkte mogelijkheden in Power BI om data te modelleren. Dus wanneer je het professioneel wilt aanpakken om Power BI organisatie breed aan te bieden is er al snel een datawarehouse nodig. Dit heeft ermee te maken dat er in Power BI geen centrale omgeving is waar alle data op een veilige en goed beheersbare manier samenkomt. Dit is wel mogelijk wanneer je gebruik maakt van TimeXtender.Daarnaast biedt TimeXtender in combinatie met Power BI ook het voordeel dat je tot wel 10x sneller toegang hebt tot data in vergelijking met bijvoorbeeld het handmatig ontwikkelen en onderhouden van je data. Ook is het een stuk eenvoudiger om databronnen te ontsluiten, je hebt namelijk 130+ connectoren tot je beschikking.
Meer weten?
Wil je meer te weten komen over Power BI? Schrijf je dan in voor de gratis online Power BI Basics training op 7 mei. Interesse in de combinatie van Power BI en TimeXtender? Schrijf je dan ook in voor de live demo op 12 mei!
