Inzicht in portefeuille met de combinatie van Mendix en Qlik Sense

Bij E-mergo delen we graag mooie opdrachten waar we aan hebben mogen werken voor onze klanten. Dit keer delen we de custom ‘Family Office’ oplossing die we hebben gemaakt. We spraken hierover met Luuk Bouman, de E-mergo consultant die heeft meegewerkt aan deze oplossing.

3 jaar geleden is E-mergo in contact gekomen met Amace (ondertussen overgenomen door Ruitenburg). Zij vroegen ons mee te denken over een oplossing voor het administreren en actueel inzichtelijk krijgen van het door Family Offices beheerde vermogen. Een family office is een (financiële) dienstverlener die één of meerdere vermogende families ondersteunen bij het beheer van het particulier vermogen. De vraag naar een dergelijke oplossing kwam van zo’n vermogende familie.

De uitdaging

Amace wilde de investeringen en rendementen van de portefeuilles van deze familie inzichtelijk maken met een gebruiksvriendelijke digitale oplossing. Dit was best een uitdaging omdat de data eerst zou moeten worden verrijkt om het echt inzichtelijk te maken. Gegevens komen namelijk via banken en vermogensbeheerders binnen op boekhoudkundig niveau (bijvoorbeeld vanuit Exact). Dit bestaat uit complexe transacties en een zeer divers en internationale portefeuille. Het vermogen van de familie werd zowel privé als in vele rechtspersonen gehouden.

Luuk: “Het combineren van data uit de verschillende administraties was niet mogelijk in Exact en ook bestonden er geen andere oplossingen voor een totaaloverzicht. Hierdoor was het voor de familie ook niet eenvoudig om de complete portefeuille in te zien. Een volledig overzicht kregen zij slechts 1 keer per jaar, wanneer de accountants de jaarrekeningen samenstelden waarin resultaten en het behaalde rendement waren opgenomen.”

Gedurende het jaar was inzicht in het rendement op het vermogen zeer gefragmenteerd en gebaseerd op rapportages van banken, private equity fondsen etc. Simpelweg het uitlezen van de data biedt de familie niet genoeg inzicht. Zij willen van elke investering kunnen zien welke projecten of aandelen dit zijn. Dit is nu niet vanuit de boekhoudcijfers te zien. De data moet dus eerst verrijkt worden zodat duidelijk wordt in welke projecten en aandelen zijn geïnvesteerd. Amace ontdekte al snel dat hier geen standaardoplossingen voor verkrijgbaar waren en kwam daarom in contact met E-mergo.

De oplossing: Family Office dataportaal, gemaakt met Mendix en Qlik Sense

E-mergo is als partner gekozen vanwege specialistische kennis over het combineren van data analytics technologieën en low-code applicatie platforms. Deze combinatie bood uitkomst voor de uitdagingen omdat hiermee data invoer en datavisualisatie bij elkaar konden worden gebracht. Het Family Office dataportaal wat gecreëerd is voorziet in de behoeftes van het family office (en daarmee de familie) en in de tweede plaats verschillende professionele dienstverleners zoals de accountants en fiscalisten van diverse andere kantoren.

De oplossing voor de dienstverleners

Om data eenvoudig te kunnen verzamelen en verrijken is gekozen voor Mendix. De Mendix applicatie laadt data van Exact in, en vanuit een speciaal gebouwde interface wordt deze data in Mendix verrijkt. Men kan benodigde data toevoegen die niet standaard vanuit het boekhoud-programma beschikbaar zijn.

Luuk: “Dit is data over de portefeuille en de ‘asset types’ hierin zoals aandelen, private equity, fondsen, directe investeringen en vastgoed. In de Mendix applicatie zijn slimme checks en balances ingericht om te zorgen dat de dataverrijking zo gebruiksvriendelijk en correct mogelijk verloopt.”

Daarnaast worden ook diverse koersen ingeladen om de juiste waarde weer te geven. Naast het invoeren van data is er ook een mogelijkheid om in Mendix door de data te zoeken en checks uit te voeren. Dit is erg handig voor de accountants omdat ze dit anders met de hand moesten combineren. Dit zorgt er daarom ook voor dat minder accountantsuren nodig zijn en levert daarmee een kostenbesparing voor de familie. Om de controle van de cijfers nog makkelijker te maken is ook een Qlik Sense dashboard gemaakt wat in het Mendix portaal getoond wordt. Hierin kunnen de accountants controleren of de verrijkte data compleet en kloppend is. Dit Qlik Sense dashboard is ontwikkeld na een Dashboard Design workshop waarbij een datastrateeg en designer van E-mergo samen met de family office en de familie hebben gewerkt aan een gebruiksvriendelijk ontwerp.

De oplossing voor de familie

Het Family Office dataportaal biedt inzicht in de portefeuille van de familie op elk gewenst moment, op elk device. Hiermee is het voor de family office eenvoudig om de totale portefeuille te bekijken en analyseren. Dit is uiteraard een stuk gebruiksvriendelijker dan de jaarlijkse presentatie van de cijfers.

Luuk: “Het mooie van deze oplossing is dat het een totaaloverzicht van de portefeuille biedt, maar het ook mogelijk maakt om naar detailniveau te gaan, om naar specifieke transactie op een datum te bekijken. Ook kan de familie filteren op type assets en op categorie. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zien hoeveel investeringen er gedaan zijn in bijvoorbeeld tech assets.”

Voor de family office betekent dit dat zij nu constant over actuele data beschikken waardoor zij inzicht hebben in de portefeuille waardoor zij data gedreven beslissingen hierover kunnen nemen.  Met dit constante inzicht kunnen de gebruikers beslissingen maken over investeringen. Naar aanleiding van inzichten uit het dashboard is het mogelijk om de betrokken private equity instantie te vragen om een veranderingen te maken in een investering. Denk hierbij aan het beslissen of zij een extra investering willen nemen, het meedoen aan een nieuwe investeringsronde of het besluiten de investeringen binnen een bepaalde sector uit te breiden.

Doordat ook de koersen in het dataportaal getoond worden kan de family office ervoor zorgen dat aanschaf en verkoop van assets goed getimed kunnen worden én dat het meest actuele waarde van de portefeuille en de waardeontwikkeling correct getoond wordt.

Private Wealth Services (PWS)

De familie waarvoor deze oplossing bedacht heeft merkte dat er meer vraag naar de family office oplossing was. Daarom is Private Wealth Services (PWS) gestart. De laatste hand wordt nu gelegd aan de oplossing om ervoor te zorgen dat de oplossing volledig aan standaard ISAE 3000 voldoet zodat het daarna de markt op kan. Het op de markt brengen van de oplossing gebeurt gezamenlijk door PWS en E-mergo. Hier zijn een aantal pakketten voor ontwikkeld. Elk nieuw aangesloten family office beschikt dan over zijn eigen dataportaal. Dit is interessant voor bijvoorbeeld vermogende families, accountantskantoren en banken.