Meten jouw KPI’s wel wat je écht wilt weten?
Een data-driven organisatie, dat wil natuurlijk iedereen. Niet langer besluiten nemen enkel op gevoel maar goed onderbouwd met data. Bedrijven gaan daarom steeds vaker aan de slag met data analytics software en zetten binnen een mum van tijd dashboards in elkaar met verschillende belangrijke Key Performance Indicators(KPI’s). Toch lijkt je organisatie niet actief te worden bijgestuurd vanuit zulke dashboards. Het lijkt een beetje alsof ze worden gebruikt als rapportjes waarin je kunt zien hoe je in het verleden gepresteerd hebt maar waarmee je geen conclusies kunt trekken over de toekomst. Waar zou dit door komen? Waarschijnlijk zijn je KPI’s niet zo belangrijk als je in eerste instantie dacht..
Meten je KPI’s wel wat écht gemeten moet worden?
Wanneer je merkt dat je niet veel sturing kan geven aan de hand van je dashboard is het een goed idee om de KPI’s eens kritisch te bekijken. Niet alle KPI’s zijn even belangrijk en niet alle KPI’s kunnen vanuit de organisatie worden beïnvloed. Het is daarom van belang om goed te onderzoeken welke KPI’s écht relevant zijn voor de business. Wanneer er niet naar een bepaalde KPI gekeken wordt moet deze worden weggehaald of aangepast. D
aarnaast kan het gebeuren dat een KPI verouderd doordat de impact verminderd of het proces wordt geoptimaliseerd waardoor het niet meer nodig is om hier actief op te sturen. Naast het kiezen van de juiste KPI’s is ook de structuur belangrijk. Zonder een heldere structuur wordt het moeilijk om een focus te legen. Hierdoor bestaat de kans dat alle KPI’s evenveel aandacht krijgen óf dat er helemaal geen aandacht aan besteed wordt. Het is daarom heel belangrijk om zowel je KPI keuzes als de structuur hiervan onder de loep te nemen.
De KPI Boom
Door je af te vragen of dit echt de meest belangrijke KPI’s zijn en of je de organisatie sturing kúnt geven op basis hiervan neem je een kritische blik. Zo kun je nagaan of je de juiste factoren meet en of dit wel factoren zijn waarop de organisatie wil sturen. De beste manier om hierachter te komen is door na te gaan wat de belangrijkste strategische doelen zijn van de organisatie. Door een organisatie’s strategische doelen als startpunt te nemen kun je een ‘KPI boom’ opzetten waarin KPI’s verdeeld worden over meerdere levels. In zo’n boom wordt visueel weergegeven hoe belangrijke KPI’s verdeeld zijn over de verschillende afdelingen en niveau’s van een organisatie. Hiermee leg je direct het verband tussen operationele en strategische doelen. Met een visueel overzicht in de vorm van een KPI boom zie je dat alle KPI’s gebaseerd zijn op de overkoepelende strategie van een organisatie. In onderstaand voorbeeld zie je een KPI boom gericht op het strategische doel van een organisatie om de klanttevredenheid te verbeteren.
Verschillende soorten KPI’s
De KPI’s in KPI bomen moeten meetbaar en volgbaar zijn zodat je kan monitoren wat hier mee gebeurt en daadwerkelijk actie kan ondernemen wanneer dit nodig is. Als je iets meet waar je geen invloed op hebt kun je hier ook niks aan doen om het te veranderen. Er zijn uiteraard heel veel verschillende soorten KPI’s, je kunt namelijk allerlei verschillende factoren meten. Vaak wordt er echter een onderscheid gemaakt tussen twee soorten (prestatie)indicators: ‘Volgende indicators’ en ‘Leidende indicators’.
Volgende indicator (lagging indicator): resultaat-georiënteerde indicator die pas inzichten geeft als dingen gebeurd zijn. Ze zijn historisch van aard en geven vaak een reactie weer op iets dat kort of lang geleden al heeft plaatsgevonden. Dit is een volg KPI dat output georiënteerd is. Een voorbeeld van zo’n volg KPI is het streefgewicht(in kilo’s) van iemand die wil afvallen.
Leidende indicator (leading indicator): indicator die direct het proces volgt. Deze indicator geeft een (real-time) indicatie van een afwijking van de standaard. Leidende(proces-georiënteerde) indicatoren tonen gelijk of iets mis gaat en/of afwijkt van de norm terwijl het nog maanden kan duren voordat dit in de rapportage zichtbaar zal worden. Dit is een stuur KPI dat input georiënteerd is. Voorbeelden van stuur KPI’s voor ons eerder genoemde voorbeeld over afvallen zijn: het aantal gegeten calorieën, het aantal verbrandde calorieën en het aantal uur hardlopen in de week.
Meet wat je wil weten
Door KPI’s op te stellen aan de hand van je strategische doelen meet je precies wat je echt wil weten. Zo heb je de middelen om actief en proactief bij te sturen indien nodig. Wanneer je de strategische doelen als startpunt neemt is het eenvoudig om structuur in je KPI’s aan te brengen. Met behulp van de KPI boom zie je namelijk precies welke KPI’s invloed op elkaar hebben en uiteindelijk de strategische doelstellingen van de organisatie kunnen realiseren. Nadat deze KPI boom is opgetuigd is het verstandig om deze elk kwartaal reviewen. Hierbij kun je je bijvoorbeeld afvragen of er nog steeds op alle KPI’s gestuurd wordt of dat sommige inmiddels zijn verouderd. Door hier naar te kijken zorg je ervoor dat de KPI’s in jouw dashboard te allen tijde actueel en stuurbaar zijn. 
Ben jij benieuwd naar hoe je dit het beste voor jouw organisatie kunt oppakken? Of heb je nog geen analytics dashboard maar wil je deze aan de hand van strategische doelstellingen indelen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie over workshops en implementatieplannen.
