Mimaki automatiseert intern proces met Power Apps

E-mergo heeft als digitaliseringspartner van Mimaki een mobiele app ontwikkeld met Power Apps voor het digitaliseren van het declaratieproces. Met behulp van deze app kunnen medewerkers van Mimaki in de EMEA-regio declaraties indienen en goedkeuring aanvragen. In dit blog bespreken we de oplossing voor Mimaki en hoe wij die voor hen met Power Apps hebben gerealiseerd.

Mimaki

Mimaki is een toonaangevende fabrikant van grootformaat inkjet printers en snijplotters met hoge precisie. Het productaanbod van Mimaki omvat een volledig geïntegreerde workflow oplossing, met hardware, software en verbruiksartikelen. Het bedrijf heeft grote productievestigingen in Azië/Pacific, de Verenigde Staten en Europa.

Wij hebben de opdracht uitgevoerd voor Mimaki Europe B.V. wat bestaat uit het Europese hoofdkantoor in Nederland en 7 andere locaties in de EMEA-regio. Mimaki Europe is verantwoordelijk voor de verkoop, marketing, logistiek, administratie en aansturing van een grote groep buitendiensttechnici en een netwerk van distributeurs en resellers in de EMEA-regio (Europa, Midden-Oosten en Afrika).

De behoefte van Mimaki

Bij Mimaki zijn diverse interne processen met een goedkeuringsproces nog niet (of gedeeltelijk) gedigitaliseerd, bijvoorbeeld het indienen van declaraties en het aanvragen van inkoopbudgetten. Daardoor worden dit soort processen niet uniform uitgevoerd, is er geen totaaloverzicht van aanvragen en goedkeuringen, is de foutgevoeligheid hoog en is er nog relatief veel handmatig werk nodig. Dit wil Mimaki oplossen door gebruik te maken van low-code technieken.

Microsoft Power Apps is door Mimaki uitgekozen als het platform voor de digitalisering van interne goedkeuringsprocessen met maatwerkapplicaties die door alle medewerkers in Europa gebruikt kunnen worden.

De eerste stap is het ontwikkelen van een applicatie voor het declareren van project-gerelateerde kosten die zijn gemaakt door medewerkers tijdens dienstreizen (reis- en verblijfkosten). De declaraties van werknemers moeten vóór uitbetaling worden beoordeeld en op verschillende niveaus goedgekeurd worden door de leidinggevenden. Na goedkeuring van een declaratie moet er automatisch een pdf- en xml-bestand naar de Finance afdeling verstuurd worden, zodat de declaratie kan worden geïmporteerd in de financiële administratie. De applicatie moet een schaalbare en uitbreidbare basis vormen voor het toevoegen van andere vergelijkbare goedkeuringsprocessen, zoals het aanvragen van inkoopbudgetten.

Onze oplossing

Met behulp van het Power Platform van Microsoft heeft E-mergo een oplossing ontwikkeld voor medewerkers en managers van Mimaki die betrokken zijn bij het declaratieproces. De oplossing bestaat uit een canvas app die met Power Apps is ontwikkeld en een aantal flows die met Power Automate zijn ontwikkeld.

De app is ontwikkeld met een mobiele gebruikersinterface, zodat declaraties kunnen worden ingediend op zowel een desktop als een mobiele telefoon. De flows zorgen voor de koppelingen met Azure AD en Office365 en voor de automatische routering van aanvragen naar de personen die moeten goedkeuren.

Gebruikersrollen

Bij het openen van de app wordt de rol van de gebruiker (medewerker of manager) automatisch vastgesteld door de gegevens van de gebruiker op te zoeken in de Azure AD tenant van Mimaki. Op basis van de rol van de gebruiker worden bepaalde functies in de app verborgen, bijvoorbeeld de mogelijkheid om een declaraties goed te keuren. Bij het indienen van een declaratie kunnen facturen en bonnen als bijlage eenvoudig toegevoegd worden door het uploaden van een foto of bestand.

Declaratieproces

De directe leidinggevende (manager) van een medewerker krijgt na het indienen van een aanvraag vanuit de app automatisch een mail toegestuurd met het verzoek om goedkeuring. In de mail staan de belangrijkste kenmerken van de aanvraag en een link waarmee de app wordt geopend en de details van de aanvraag worden afgebeeld. De manager kan vervolgens in de app de details van de aanvraag met de bijlages bekijken en daarna met een knop goedkeuren of afkeuren.

Bij het afkeuren heeft een manager de mogelijkheid om commentaar toe te voegen. Op basis van de hoogte van het gedeclareerde bedrag wordt na de eerste goedkeuring de aanvraag automatisch doorgestuurd naar de afdelingsmanager of de managing director voor extra goedkeuring. Hierna krijgt de medewerker automatisch een mail toegestuurd met een notificatie van de statuswijziging en een link naar de aanvraag in de app.

Overige functionaliteit

Medewerkers kunnen in de app meer dan alleen onkostenvergoedingen aanvragen. Zij kunnen in de app de status van lopende aanvragen bekijken en een overzicht opvragen van goedgekeurde aanvragen.

Managers kunnen in de app declaraties goedkeuren, maar kunnen zelf ook declaraties indienen. Daarnaast kunnen managers op een persoonlijke profielpagina in de app een vervanger instellen voor een bepaalde periode in de toekomst waarin ze afwezig zullen zijn (bijvoorbeeld bij vakanties). Gedurende die periode zal de app een nieuwe aanvraag automatisch doorsturen naar de vervangende manager voor goedkeuring. Op die manier wordt het declaratieproces niet alleen digitaal ondersteund, maar is ook het proces eromheen verbeterd en duidelijker geworden.

Tot slot kunnen managers en beheerders een aantal administratieve taken in de app uitvoeren, zoals het toevoegen van projecten en het koppelen van een afdelingsmanager aan een afdeling.

De voordelen voor Mimaki

Door de combinatie van Power Apps en Power Automate is het niet meer nodig om met PDF- formulieren of Excel-bestanden te werken en om zelf mails te versturen voor het aanvragen van goedkeuringen. Alle data en documenten m.b.t. de declaraties worden op een consistente, schaalbare en duurzame manier opgeslagen en bewaard. De data die door de app wordt gecreëerd wordt automatisch opgeslagen in Dataverse. Dit is een database in de Azure Cloud die een integraal onderdeel vormt van het Power Platform. De data in Dataverse is goed beveiligd en kan gemakkelijk benaderd worden vanuit Power BI voor het maken van analyses en rapportages.

Aan de slag met digitalisering en automatisering?

Veel bedrijven hebben nog te maken met processen waarbij veelvuldig gebruik wordt gemaakt van formulieren waardoor onnodig veel handmatige acties moeten worden uitgevoerd. Ben je door dit blog geïnteresseerd geraakt en wil je meer weten over het digitaliseren en automatiseren van zulke processen met Power Apps? We praten graag verder over jouw specifieke behoefte via een online kennismaking.

Geschreven door Edmond Thaqi
Consultant