Processen automatiseren: alles wat je moet weten
Het automatiseren en digitaliseren van processen staat hoog op de agenda bij veel organisaties. Dat is geen toeval. In elke organisatie zijn er namelijk herhalende en vaak voorkomende taken of werkzaamheden die veel tijd kosten. Deze processen zijn vaak complex en daardoor gaat er veel aandacht naartoe.
Met procesautomatisering kunnen werkzaamheden versimpeld worden en blijft er meer tijd over die geïnvesteerd kan worden in de groei van de organisatie. In dit blog vind je alles wat je moet moet weten over procesautomatisering. Van de definitie procesautomatisering tot concrete voorbeelden en van de voordelen van het automatiseren van processen tot aan hoe je hiermee kunt starten.
Wat is procesautomatisering?
Om duidelijk uit te leggen wat procesautomatisering is, is het belangrijk om te beginnen met de definitie van een proces. Een proces is het best omschreven als een reeks aan activiteiten met een vooraf bepaald doel/resultaat tot gevolg.
Procesautomatisering is het automatiseren en versnellen van deze (complexe) processen door het toepassen van de juiste technologie.
Met het automatiseren van processen hebben bedrijven/organisaties vaak als doel:
- Het automatiseren/versnellen van repetitieve taken
- Het centraliseren van informatie
- Het minimaliseren van het aantal handmatige en foutgevoelige stappen in een proces
- Door veel voorkomende taken te automatiseren, creëer je tijd en ruimte voor belangrijker werk
Waarom processen automatiseren zo belangrijk is voor bedrijven en organisaties
Tegenwoordig is het automatiseren van processen een onmisbaar hulpmiddel om te groeien voor organisaties van elke formaat. Of je nu een proces wil versimpelen, het aantal fouten wilt beperken of kosten wilt verlagen, het automatiseren van een proces zorgt ervoor dat je tijd bespaart.
Organisaties die beperkte resources hebben, maar wel snel groeien kunnen bij uitstek profiteren van procesautomatisering. Door hun processen efficiënter in te richten, kunnen ze sneller en makkelijker opschalen wanneer dat nodig is.
Met name bij veel voorkomende of repetitieve taken kun je met het automatiseren van je processen echt het verschil maken. Het is wel belangrijk dat je dit doet met de juiste aanpak en tools. Alleen zo ontstaat er meer tijd voor wat echt belangrijk is: waarde toevoegen aan jouw organisatie.
Enkele voorbeelden van processen die je kunt automatiseren:
- Het automatisch uitsturen van facturen
- Het versturen van herinneringen voor betalingen
- Het verwerken van online bestellingen
De voordelen van processen automatiseren
Dat zoveel organisaties bezig zijn met het digitaliseren en automatiseren is natuurlijk niet zomaar. Dit komt omdat procesautomatisering veel voordelen biedt. Een aantal van de voornaamste voordelen die organisaties ervaren zijn :
- Verkorten lead time: Verminder de tijd die nodig is voor repetitieve processen.
- Minder fouten: Door taken te automatiseren, verklein je de kans op menselijke fouten aanzienlijk.
- Kostenbesparing: Efficiëntere processen betekenen minder gebruik van resources en lagere operationele kosten.
- Schaalbaarheid: Bedrijven/organisaties kunnen sneller groeien zonder extra werkdruk te creëren.
- Betere samenwerking: Teams kunnnen eenvoudiger samenwerken doordat men gemakkelijker toegang heeft tot dezelfde gegevens.
Om het maximale uit de voordelen van procesautomatisering te halen, staat of valt alles natuurlijk wel met een goed plan. Hieronder kun je alvast enkele tips vinden waar je rekening mee kunt houden als je wil beginnen met het automatiseren van je processen.
Hoe begin ik met processen automatiseren?
Heb jij plannen om de processen binnen jouw organisatie te automatiseren? Hou dan rekening met onderstaande tips voordat je van start gaat:
- Identificeer repetitieve taken: Breng terugkerende processen in kaart die veel tijd en handmatige handelingen vereisen.
- Kies de juiste automatiseringstool: Selecteer een tool die aansluit bij jouw behoeften, makkelijk te implementeren is en waarmee alle betrokkenen goed kunnen werken.
- Start klein en schaal op: Selecteer een specifiek proces en probeer dit succesvol te automatiseren. Breid vervolgens het aantal processen dat je wilt automatiseren stap-voor-stap uit. Zo wordt de impact snel zichtbaar, zonder dat je het overzicht verliest.
- Betrek het team: Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe de oplossing werkt en welke voordelen het biedt.
Toegankelijkheid procesautomatisering
Procesautomatisering wordt vaak gezien als een complex en tijdrovend traject dat alleen door IT-specialisten kan worden uitgevoerd. In werkelijkheid maken gebruiksvriendelijke tools het tegenwoordig mogelijk om processen sneller en efficiënter te optimaliseren – zonder complexe technologie, hoge kosten en lange doorlooptijden van traditionele softwareontwikkeling.
Met low-code oplossingen, zoals Mendix of Power Apps, kunnen op maat gemaakte apps in korte tijd worden ontwikkeld om taken te digitaliseren en te automatiseren. Doordat het ontwikkelproces visueel wordt gemaakt en elementen met een drag-and-drop functie in de app kunnen worden gesleept, is het ontwikkelen van tools voor procesautomatisering toegankelijker en flexibeler. Dit resulteert in minder afhankelijkheid van grote IT-teams en snellere implementatie tegen lagere kosten.
Meer weten over de mogelijkheden van low-code?
Case: Procesautomatisering bij Connex
Zo hebben we met het low-code platform Mendix een app ontwikkelt voor Connex waarmee zij de traceerbaarheid van grondstoffen kunnen bijhouden. Connex is bij het in-en verkopen van hernieuwbare energiebronnen verplicht om alle informatie per product te registreren in een certificaat. Voorheen was hier een handmatig proces voor ontwikkelt dat veel tijd kostte. De administratie van de certificaten vond plaats in een groot Excel bestand. Dit proces was foutgevoelig en bovendien bleek goed samenwerken in een Excel bestand lastig voor het team. Daarom wilde Connex dit proces automatiseren met Mendix. In 12 weken werd de app gerealiseerd. Het resultaat? Het genereren van certificaten gaat nu sneller en is bovendien veel eenvoudiger. De documenten die gegenereerd worden vanuit deze app zijn bovendien altijd 100% correct.
Misverstanden rondom procesautomatisering
Procesautomatisering lijkt voor veel organisaties een grote en complexe stap, maar in werkelijkheid is het toegankelijker dan ooit. Toch bestaan er ook nog steeds hardnekkige misverstanden:
- “Automatisering is alleen voor grote bedrijven.”
Dit is een veelvoorkomende mythe. Moderne automatiseringstools zijn schaalbaar en geschikt voor bedrijven van elke omvang. Ook kleinere organisaties kunnen hier nu mee aan de slag. - “Je hebt technische kennis nodig.”
Dankzij gebruiksvriendelijke automatiseringsoplossingen, zoals low-code platforms, kunnen processen worden geoptimaliseerd zonder diepgaande IT-kennis. Visuele interfaces en drag-and-drop functionaliteiten maken automatisering eenvoudiger dan ooit. - ‘’Automatiseren kost veel geld.’’
Hoewel er een initiële investering nodig kan zijn, bespaart procesautomatisering op de lange termijn juist kosten. Door efficiënter te werken en menselijke fouten te verminderen, dalen operationele kosten en stijgt de productiviteit. Bovendien zijn er steeds meer betaalbare low-code oplossingen beschikbaar, waardoor je stap voor stap kunt automatiseren. - ‘’Mijn proces is niet geschikt om te automatiseren.’’
Vrijwel elk proces bevat repetitieve taken die efficiënter kunnen verlopen met automatisering. Van administratieve handelingen tot klantcommunicatie en voorraadbeheer – automatisering kan op maat worden ingericht om bepaalde workflows te verbeteren. Door kritisch naar je processen te kijken, ontdek je vaak dat er veel meer mogelijk is dan je denkt.
Met de juiste tools kan elk bedrijf slimmer werken en processen efficiënter inrichten.
Starten met het automatiseren van jouw processen?
Procesautomatisering is een van de beste manieren om efficiëntie te verhogen en groei te stimuleren. Begin met kleine stappen en ontdek hoe automatisering jouw organisatie digitaal kan transformeren.
Neem gerust contact met ons op als je vragen hebt!
Geschreven door Shane Phagoe
Low-Code Consultant
