Woningcorporatie Eigen Haard verbetert taxatieproces met Mendix

Woningcorporatie Eigen Haard heeft een applicatie laten ontwikkelen ter ondersteuning van het vastgoedtaxatieproces. Dit is een belangrijk bedrijfsproces dat jaarlijks wordt uitgevoerd voor de waardebepaling van vastgoed. De vastgoedwaardering is van belang voor de jaarrekening en daardoor op de financiële ruime van Eigen Haard. E-mergo heeft in opdracht van Eigen Haard hiervoor een maatwerkapplicatie met Mendix ontwikkeld. Met deze applicatie wordt verouderde software vervangen en wordt een flink aantal handmatige handelingen in het proces geautomatiseerd. In dit blog beschrijven we de knelpunten in het proces, de manier waarop de nieuwe Mendix-applicatie deze knelpunten wegneemt en hoe het proces hierdoor is verbeterd.

Over Eigen Haard

Eigen Haard is een van de grootste woningcorporaties van Nederland met als werkgebied acht gemeenten uit de Metropoolregio Amsterdam. Met bijna 600 medewerkers werkt Eigen Haard al sinds het begin van de 20e eeuw aan het ontwikkelen, verhuren en onderhouden van betaalbare woningen. Eigen Haard beheert op dit moment meer dan 56000 woningen, meer dan 1500 bedrijfsruimtes en bijna 5500 parkeerplaatsen.

Over het taxatieproces

Het taxatieproces van Eigen Haard bestaat uit verschillende stappen, waaronder het genereren van standaard rapportages, het exporteren van gegevens uit bronsystemen en het bewerken van gegevens met behulp van de tool SAS DI (Data Integration Studio). Al deze stappen leveren meerdere datasets op in de vorm van Excelbestanden, die geïmporteerd worden in het TMS (Taxatie Management Systeem). In het TMS worden vervolgens de calculaties uitgevoerd voor de waardebepaling van het vastgoed.

Knelpunten in het proces

In de oude situatie werd gebruik gemaakt van SAS DI voor het samenvoegen, transformeren en prepareren van de verschillende datasets. Door de uitfasering van SAS DI moest Eigen Haard op zoek naar een alternatieve oplossing.

Het taxatieproces bestond uit een groot aantal handmatige handelingen, waarbij gegevens in Excel werden gemuteerd. Deze datatransformaties werden uitgevoerd door een medewerker van Eigen Haard. Niet alleen werden de mutaties handmatig uitgevoerd, ook moest het logboek van gemaakte wijzigingen handmatig bijgehouden worden.

Naast het prepareren van datasets is het controleren van de data ook een belangrijk aspect in het proces. Bij Eigen Haard zijn voor de datakwaliteit een aantal geautomatiseerde checks aangevuld met handmatige controles. Er werd daardoor veel tijd besteed aan analyses en het oplossen van problemen als gevolg van onjuiste of incomplete data.

De keuze voor Mendix

Na een grondig vooronderzoek van Eigen Haard bleek dat, gezien het specifieke karakter van de gevraagde oplossing, er geen bruikbare standaardsoftware beschikbaar is op de markt. Om die reden is er een selectietraject met verschillende low-code platforms uitgevoerd en heeft Eigen Haard voor Mendix gekozen. Mendix voldoet op alle aspecten aan de wensen en eisen van Eigen Haard die we als E-mergo dan ook in de nieuwe applicatie hebben toegepast.

• De applicatie draait in de Mendix Cloud (de SaaS-omgeving van Mendix), waardoor de benodigde resources (infrastructuur), afhankelijkheid en ondersteuning vanuit de IT-afdeling van Eigen Haard tot een minimum worden beperkt.
• In de applicatie kunnen grote Excelbestanden geïmporteerd worden. Het gebruik van een aparte applicatie en infrastructuur voor SFTP (bestandsoverdracht) is daardoor niet nodig.
• Geïmporteerde datasets kunnen binnen de applicatie in een datagrid geanalyseerd en gewijzigd worden.
• De applicatie voorziet in een workflow waardoor de gebruiker wordt geholpen bij het doorlopen van de processtappen.
• Vanuit de applicatie kunnen grote datasets naar Excel geëxporteerd worden volgens een vastgesteld exportformaat.
• De applicatie biedt de mogelijkheid om transformatieregels en datavalidaties (invoercontroles) te configureren.
• De geconfigureerde transformatieregels worden automatisch toegepast bij het importeren van de Excelbestanden.
• In de applicatie is een simulatiefunctie ingebouwd voor het uitvoeren van controles op de data. Bij de uitvoering van de simulaties worden de geconfigureerde datavalidaties als input gebruikt.
• De applicatie slaat elke wijziging in de data automatisch op in een audit trail (logboek). Dit gebeurt zowel bij handmatige wijzigingen als bij mutaties die ontstaan door het importeren van updatebestanden.
• De applicatie biedt een rapportagefunctie voor het opvragen van informatie uit de audit trail. Deze informatie kan eenvoudig geëxporteerd worden naar Exel voor het delen van de informatie met bijvoorbeeld accountants.

De voordelen voor Eigen Haard

De applicatie biedt voor Eigen Haard meerdere voordelen bij de uitvoering van het taxatieproces.

• Verschillende stappen in het proces, die voorheen handmatig werden uitgevoerd, zijn door de applicatie geautomatiseerd. Dit geldt o.a. voor de uitvoering van simulaties (datacontroles) en het bijhouden van het logboek in de audit trail. Hierdoor wordt er veel tijd bespaard en worden fouten voorkomen.
• De audit trail in de applicatie helpt bij de controle van de jaarrekening door de accountant, omdat het wordt gebruikt als onderbouwing van de marktwaardering in het accountants-dossier.
• De transformatieregels en datavalidaties kunnen in de applicatie geconfigureerd worden door de gebruikers, waardoor de werking van de applicatie tot op zekere hoogte kan worden aangepast zonder dat hiervoor ondersteuning vanuit de IT-afdeling nodig is.
• Ook het beheer en de verdere doorontwikkeling van de applicatie wordt door E-mergo verzorgd. Eigen Haard is hierdoor verzekerd van ondersteuning en de continuïteit van het proces wordt hiermee gewaarborgd. Dit laatste is belangrijk omdat we verwachten dat de applicatie jaarlijks moet worden aangepast als gevolg van wijzigingen in regelgeving.

Meer weten?

Ben je door dit blog geïnteresseerd geraakt in de voordelen van low-code applicatieontwikkeling en benieuwd naar de mogelijkheden van Mendix voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op via het contactformulier hieronder.

Geschreven door Steven Samuels Brusse,
Senior Consultant